Voice Agent — Krankmeldung & Terminabsage
Vom Erkennen der Krankmeldung bis zum KI-Anruf — alle vier Schritte im Detail.
Voice Agent — Krankmeldung & Terminabsage
4 Prozesse, 1 System
Das Voice-Agent-System ist eine vollautomatische Kette aus vier zusammenhängenden Prozessen: Wenn ein Therapeut sich krank meldet, werden automatisch alle seine Termine abgesagt, die Patienten per E-Mail informiert und — falls keine E-Mail vorhanden ist — von einer KI-Telefonistin (Lisa) angerufen. Das Ergebnis jedes Anrufs wird automatisch dokumentiert.
Krankmeldung erkannt
→
Termine absagen
→
Patienten per E-Mail
→
Restliche anrufen (KI)
→
Ergebnis in Slack
Schritt 1: Krankmeldung erkennen
Alle 10 Minuten wird in absence.io geprüft, ob eine neue Krankmeldung eingegangen ist. Wenn ja, wird der nächste Schritt ausgelöst.
Auslöser: Alle 10 Minuten, Montag bis Freitag.
Ablauf
1
absence.io abfragen
Alle aktuellen Krankmeldungen werden per API aus absence.io geladen.
2
Neue/verlängerte erkennen
Es wird geprüft, ob eine Krankmeldung neu ist oder eine bestehende verlängert wurde.
3
Airtable aktualisieren
Die Krankmeldung wird in der Datenbank erfasst (Mitarbeiter, Zeitraum, Status).
4
Slack-Meldung
Im Kanal #abwesenheit: „Neue Krankmeldung: [Name] ist vom [Datum] bis [Datum] krank.“
5
Terminabsage starten
Der Sub-Workflow „Absage Liste erstellen“ wird aufgerufen, um die Termine abzusagen.
Verbundene Prozesse
→ Schritt 2: Termine absagen
Schritt 2: Termine absagen & Patienten informieren
Alle Termine des kranken Therapeuten werden abgesagt. Jeder Patient erhält eine Absage-E-Mail. Patienten ohne E-Mail kommen auf die Anrufliste.
Auslöser: Wird automatisch von „Krankmeldung erkennen“ aufgerufen.
Ablauf
1
Termine laden
Alle Termine des kranken Therapeuten werden aus eTermin.net abgerufen.
2
Termine löschen
Jeder Termin wird im Kalender gelöscht.
3
Patienten per E-Mail informieren
Jeder Patient mit E-Mail-Adresse erhält eine Absage-Nachricht mit dem Grund „Krankheit des Therapeuten“.
4
Anrufliste erstellen
Patienten ohne E-Mail-Adresse werden in Airtable auf die Anrufliste für den Voice Agent gesetzt.
5
Therapeut benachrichtigen
Per Slack: „[Anzahl] Termine wurden abgesagt. [X] Patienten per E-Mail informiert, [Y] auf Anrufliste.“
Verbundene Prozesse
← Schritt 1: Krankmeldung erkennen→ Schritt 3: KI-Telefonistin Lisa
Schritt 3: KI-Telefonistin „Lisa“ ruft an
Alle 5 Minuten zwischen 7:00 und 19:00 Uhr prüft das System die Anrufliste. Die KI-Telefonistin „Lisa“ ruft Patienten an, um den abgesagten Termin mitzuteilen.
Auslöser: Alle 5 Minuten, 7:00–19:00 Uhr, Montag bis Freitag.
Ablauf
1
Anrufliste prüfen
In Airtable wird geprüft, ob noch Patienten mit Status „Anruf ausstehend“ vorhanden sind.
2
KI-Anruf starten
Die KI-Stimme „Lisa“ (ElevenLabs) ruft den Patienten über Twilio an und teilt die Terminabsage mit.
3
Ergebnis speichern
Das Anruf-Ergebnis (erreicht/nicht erreicht, Reaktion) wird in Airtable gespeichert.
Verbundene Prozesse
← Schritt 2: Termine absagen→ Schritt 4: Ergebnis dokumentieren
Schritt 4: Ergebnis dokumentieren
Nach jedem Anruf meldet Lisa das Ergebnis zurück. Die Zusammenfassung wird in Slack gepostet und in der Datenbank aktualisiert.
Auslöser: Wird per Webhook von ElevenLabs aufgerufen, nachdem ein Anruf beendet wurde.
Ablauf
1
Anruf-Daten empfangen
ElevenLabs übermittelt das Gesprächsergebnis: Wurde der Patient erreicht? Wie hat er reagiert?
2
Airtable aktualisieren
Der Anruf-Status wird in der Datenbank aktualisiert (erreicht/nicht erreicht, Zusammenfassung).
3
Slack-Zusammenfassung
Im Therapeuten-Kanal: „Patient [Name]: [Ergebnis des Anrufs — z.B. erreicht, Termin bestätigt abgesagt].“
Verbundene Prozesse
← Schritt 3: KI-Telefonistin Lisa