Fortbildungen & Umfragen
Von der Einladung über Anmeldung und Warteliste bis zur Abrechnung — alle sechs Fortbildungs-Prozesse im Detail.
Fortbildungen & Umfragen
6 Prozesse, 1 System
Das Umfragen-System verwaltet interne Fortbildungen und Umfragen von der Einladung bis zur Abrechnung. Wenn eine neue Fortbildung in der Datenbank angelegt wird, startet automatisch ein mehrstufiger Prozess: Einladungen verschicken, Anmeldungen verarbeiten, Erinnerungen senden, Wartelisten verwalten und bei kostenpflichtigen Veranstaltungen Rechnungen erstellen. Parallel dazu verwaltet ein eigenes System die Fortbildungs-Token (Budget-Punkte), die jeder Mitarbeiter monatlich erhält.
Fortbildung anlegen
→
Einladungen versenden
→
Anmeldung / Warteliste
→
Erinnerungen
→
Rechnung (bei Kosten)
Fortbildung / Umfrage anlegen
Wenn eine neue Fortbildung oder Umfrage in der Datenbank angelegt wird, startet automatisch der gesamte Verwaltungsprozess: Ein Jitsi-Videokonferenz-Link wird erstellt, die Zielgruppe ermittelt, Teilnehmer-Datensätze angelegt und Aufgaben in Trello, Vikunja und Slack verteilt.
Auslöser: Ein neuer Datensatz wird in der Airtable-Tabelle „Umfragekampagnen“ erstellt oder geändert.
Ablauf
1
Jitsi-Link erstellen
Automatisch wird ein Online-Meeting-Link (Jitsi) für die Fortbildung generiert und in Airtable gespeichert.
2
Zielgruppe ermitteln
Anhand der konfigurierten Stellen-IDs wird die passende Zielgruppe (Mitarbeiter) aus Airtable geladen.
3
Teilnehmer anlegen
Für jeden Mitarbeiter der Zielgruppe wird ein eigener Teilnehmer-Datensatz in Airtable erstellt.
4
Trello-Aufgaben
3 Trello-Cards mit Checklisten: „Vor der Fortbildung“, „Am Tag der Fortbildung“ und „Nach der Fortbildung“.
5
Vikunja & Slack
Aufgabe in Vikunja anlegen. Slack-Nachricht mit Anmeldelink für externe Teilnehmer.
Verbundene Prozesse
→ Einladungen & Erinnerungen versenden→ Anmeldung verarbeiten
Einladungen & Erinnerungen versenden
Täglich werden automatisch Initial-Einladungen und Erinnerungen für offene Fortbildungen und Umfragen verschickt. Das System unterscheidet zwischen der ersten Einladung, einer Erinnerung nach 2 Wochen und einer letzten Erinnerung nach 6 Wochen.
Auslöser: 3 Zeitsteuerungen: 06:20 Uhr (Initial), 08:00 Uhr (Erinnerung 1), 08:00 Uhr (Erinnerung 2).
Ablauf
1
Initial-Einladung
Alle Teilnehmer, die ihre Einladung noch nicht erhalten haben, bekommen die erste E-Mail mit Abstimmungslink.
2
Erinnerung nach 2 Wochen
Teilnehmer, die nach 2 Wochen noch nicht reagiert haben, erhalten eine erste Erinnerung.
3
Erinnerung nach 6 Wochen
Teilnehmer, die nach 6 Wochen noch nicht reagiert haben, erhalten eine letzte Erinnerung.
⚡ Routing nach Art: Je nach Kampagnentyp (Fortbildung, Veranstaltung, Sonstige) wird der passende E-Mail-Absender gewählt: info@ oder fortbildung@praxisluebberding.de.
Anmeldung verarbeiten
Wenn sich ein Mitarbeiter für eine Fortbildung anmeldet, prüft das System automatisch, ob es sich um eine interne oder externe Anmeldung handelt. Bei internen Anmeldungen wird die Teilnahme markiert und geprüft, ob noch Plätze frei sind oder die Warteliste greift. Bei externen Anmeldungen wird zusätzlich das Zeitfenster geprüft.
Auslöser: Webhook empfängt eine Abstimmungs-Antwort (intern oder extern) oder ein n8n-Formular wird abgeschickt.
Ablauf Intern
1
Teilnahme markieren
Der Teilnehmer-Datensatz in Airtable wird mit der Anmeldung aktualisiert.
2
Präsenz oder Online?
Das System prüft, ob es sich um eine Präsenz- oder Online-Veranstaltung handelt.
3
Platz frei oder Warteliste?
Sind noch Plätze frei, wird die Anmeldung bestätigt. Andernfalls kommt der Teilnehmer auf die Warteliste.
Ablauf Extern
1
Zusage prüfen
Die externe Anmeldung wird auf Gültigkeit geprüft.
2
Zeitfenster prüfen (6 Wochen intern-Phase)
Externe Teilnehmer können sich erst anmelden, wenn die 6-wöchige interne Phase abgelaufen ist.
3
E-Mail versenden
Eine Bestätigungs- oder Wartelisten-E-Mail wird versendet.
⚡ E-Mails von: fortbildung@praxisluebberding.de, signiert „Mikolas, HR Business Partner“.
Verbundene Prozesse
→ Nachrücken & Abrechnung
Nachrücken & Abrechnung
Wenn ein Platz frei wird, rückt automatisch der nächste Teilnehmer von der Warteliste nach. Bei kostenpflichtigen Fortbildungen wird außerdem die Abrechnung abgewickelt: Zahlungsseite, Kunde in Easybill anlegen, Rechnung erstellen und Teilnahmebestätigung versenden.
Auslöser: Automatisch per Webhook, wenn ein Platz frei wird oder eine Zahlung eingeht.
Ablauf Nachrücken
1
Nachrücker identifizieren
Der nächste Teilnehmer auf der Warteliste wird automatisch ermittelt.
2
Einladung versenden
Der Nachrücker erhält eine E-Mail mit der Bestätigung, dass ein Platz frei geworden ist.
Ablauf Abrechnung
1
Zahlungsseite anzeigen
Der Teilnehmer wird auf eine Zahlungsseite weitergeleitet.
2
Kunde anlegen (Easybill)
In der Buchhaltungssoftware Easybill wird automatisch ein Kundendatensatz angelegt.
3
Rechnung erstellen & versenden
Eine Rechnung wird in Easybill erstellt und per E-Mail an den Teilnehmer versendet.
4
Teilnahmebestätigung
Nach erfolgreicher Zahlung erhält der Teilnehmer eine Teilnahmebestätigung.
Externe Warteliste
Täglich wird geprüft, ob freie Plätze für externe Teilnehmer verfügbar sind. Wartende Teilnehmer werden nach dem First-come, first-served Prinzip eingeladen — oder erhalten eine Absage, wenn keine Plätze mehr frei sind.
Auslöser: Täglicher Zeitplan um 08:00 Uhr.
Ablauf
1
Freie Plätze berechnen
Das System berechnet, wie viele Plätze für externe Teilnehmer verfügbar sind.
2
Warteliste laden
Die externe Warteliste wird nach Anmeldezeitpunkt sortiert geladen.
3
Einladung oder Absage
Wartende Teilnehmer erhalten eine Einladung (bei freien Plätzen) oder eine Absage (wenn keine Plätze mehr verfügbar sind).
⚡ First-come, first-served: Bei der Einladungs-E-Mail steht: „Vergabe nach dem Prinzip first come, first served.“ Signiert: Mikolas, HR Business Partner.
Fortbildungs-Token verwalten
Jeder Mitarbeiter erhält monatlich Fortbildungs-Token (Budget-Punkte), die für die Teilnahme an kostenpflichtigen Fortbildungen eingesetzt werden können. Das System verwaltet die monatliche Gutschrift, berechnet den aktuellen Saldo und synchronisiert mit dem externen System.
Auslöser: Monatlicher und täglicher Zeitplan.
Ablauf
1
Monatliche Gutschrift
Jedem berechtigten Mitarbeiter wird die monatliche Token-Gutschrift automatisch zugewiesen.
2
Saldo berechnen
Der aktuelle Token-Saldo wird aus Gutschriften und Abbuchungen berechnet und in Airtable aktualisiert.
3
Externes System aktualisieren
Der berechnete Saldo wird mit dem externen System synchronisiert, damit Mitarbeiter ihren aktuellen Stand sehen können.