Plattform & Sonstiges
Profildaten-Sync, Google-Bewertungen und Fototermine — alle drei plattformübergreifenden Prozesse im Detail.
Plattform & Sonstiges
3 Prozesse
Einzelne Prozesse, die Plattformübergreifend arbeiten: Das Mitarbeiterportal synchronisiert Profildaten mit der Praxis-Software, Google-Bewertungen werden täglich überwacht und mit KI-Antwortvorschlägen versehen, und Fototermine lassen sich per Knopfdruck in Trello einladen.
Profildaten synchronisieren
Wenn ein Mitarbeiter sein Profil im Mitarbeiterportal (Noloco) aktualisiert — etwa Behandlungsschwerpunkte oder Kontaktdaten — werden diese Änderungen automatisch in die Praxis-Software übernommen.
Auslöser: Webhook unter
/webhook/behandlungschwerpunkt — wird vom Mitarbeiterportal (member.praxisluebberding.de / Noloco) aufgerufen, wenn ein Therapeut sein Profil aktualisiert.Ablauf
1
Daten empfangen
Name, E-Mail, Geburtstag, Einstellungsdatum, Stelle und Firmen-E-Mail werden als Query-Parameter übergeben.
2
Daten bereinigen
Per JavaScript werden die Daten aufbereitet: Stelle wird formatiert (erster Buchstabe groß), Datumsfelder ins Format YYYY-MM-DD konvertiert, E-Mail getrimmt.
3
Praxis-Software aktualisieren
Die aufbereiteten Daten werden per POST an die Praxis-Software gesendet (
praxisluebberding.de/api/v1/users/upsert). Existiert der Therapeut bereits, werden die Daten aktualisiert — andernfalls wird ein neuer Eintrag angelegt.Verbundene Prozesse
← Mitarbeiterportal (member.praxisluebberding.de)
→ Praxis-Software (praxisluebberding.de)
→ Zentrale Fehlerüberwachung (Error-Workflow)
Google-Bewertungen überwachen
Jeden Morgen werden die Google-Bewertungen aller Standorte abgerufen. Bei neuen Bewertungen erstellt eine KI automatisch einen Antwortvorschlag, der in Slack gepostet wird.
Auslöser: Google Business Profile Trigger — drei aktive Trigger für verschiedene Praxis-Standorte (unter dem Account „Anna Lübberding“), die täglich um 09:00 Uhr neue Bewertungen prüfen.
Ablauf
1
Neue Bewertungen erkennen
Pro Standort werden neue Google-Bewertungen erkannt. Standort-Details (Name, Adresse) werden per API geladen und mit den Bewertungsdaten zusammengeführt.
2
Daten aufbereiten & filtern
Standort-Zuordnung, Sternebewertung und Original-Text werden extrahiert. Nur Bewertungen der letzten 2 Tage werden weiterverarbeitet.
3
KI-Antwortvorschlag erstellen
Ein AI Agent (GPT-4o-mini) analysiert die Bewertung und formuliert einen professionellen, empathischen Antwortvorschlag — speziell zugeschnitten auf eine Psychotherapiepraxis. Ausgabe: Standort, Originaltext, Sentiment, Sterne und Antwortvorschlag.
4
Slack-Benachrichtigung
Im Kanal #bewertung wird gepostet:
„Neue Bewertung bei Google — Standort: [Name] — Verfasser: [Name] — Sterne: [1-5] — Bewertungstext: [Text] — Antwortvorschlag: [KI-generierter Vorschlag]“
„Neue Bewertung bei Google — Standort: [Name] — Verfasser: [Name] — Sterne: [1-5] — Bewertungstext: [Text] — Antwortvorschlag: [KI-generierter Vorschlag]“
Verbundene Prozesse
→ Zentrale Fehlerüberwachung (Error-Workflow)
Fototermin-Einladung
Per Knopfdruck auf einer Trello-Card wird automatisch eine Einladung zum Fototermin verschickt. Eine KI extrahiert Name und E-Mail, und der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit Calendly-Link zur Terminbuchung.
Auslöser: Webhook (POST) — wird durch einen Button auf einer Trello-Karte im Onboarding-Board ausgelöst. Die Trello-Karte enthält im Beschreibungsfeld den Namen, die E-Mail-Adresse und den Kontext.
Ablauf
1
Trello-Daten empfangen
Die Kartenbeschreibung wird per Webhook übergeben — enthält Name, E-Mail-Adresse und ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.
2
KI extrahiert Kontaktdaten
Ein AI Agent (GPT-4.1-mini) liest die Kartenbeschreibung und extrahiert strukturiert: E-Mail, Vorname, Nachname und Betreff.
3
Fototermin-Einladung per Gmail
Eine E-Mail wird versendet:
• Von: Praxis Lübberding (Gmail)
• An: Neuer Mitarbeiter
• BCC/Reply-To: praktikum@praxisluebberding.de
• Inhalt: „Hallo [Vorname], bitte buche dir einen kurzen Fototermin für dein Mitarbeiterfoto über folgenden Link: [Calendly-Link]. Der Termin findet in unserer Praxis am Standort Barmbek-Süd statt: Friedrichsberger Str. 53, 22081 Hamburg.“
• Signatur: „Viele Grüße, Das Praxis Lübberding Team“
• Von: Praxis Lübberding (Gmail)
• An: Neuer Mitarbeiter
• BCC/Reply-To: praktikum@praxisluebberding.de
• Inhalt: „Hallo [Vorname], bitte buche dir einen kurzen Fototermin für dein Mitarbeiterfoto über folgenden Link: [Calendly-Link]. Der Termin findet in unserer Praxis am Standort Barmbek-Süd statt: Friedrichsberger Str. 53, 22081 Hamburg.“
• Signatur: „Viele Grüße, Das Praxis Lübberding Team“
Verbundene Prozesse
← Trello Onboarding-Board (Button auf Karte)
→ Calendly (Terminbuchung durch Mitarbeiter)
→ Zentrale Fehlerüberwachung (Error-Workflow)