Onboarding
Vom ersten Formular bis zur IT-Ausstattung — alle 6 Onboarding-Prozesse im Detail.
Onboarding
6 Prozesse
Das Onboarding-System begleitet jeden neuen Mitarbeiter vom ersten Tag bis zum abgeschlossenen Einstieg. Es besteht aus drei aufeinander aufbauenden Formularen, die nacheinander ausgefüllt werden. Jedes Formular löst automatisch die nächsten Schritte aus — von der Datenbankanlage über Aufgabenerstellung bis hin zum E-Mail-Versand. Auch wenn ein Praktikant übernommen wird, läuft derselbe Prozess.
Formular 1: Grunddaten
→
Formular 2: Personalbogen
→
Arbeitsvertrag
→
Formular 3: Abschluss
→
IT-Ausstattung
Formular 1 — Neuer Mitarbeiter
Wenn das Formular „Neuer Mitarbeiter“ ausgefüllt wird, passiert automatisch Folgendes: Der Mitarbeiter wird in der Mitarbeiter-Datenbank (Airtable) angelegt, und das Team wird per Slack informiert. Gleichzeitig werden Aufgaben für HR, IT und die Leitung in Trello erstellt und eine Willkommens-E-Mail verschickt. Außerdem wird der Kontakt im E-Mail-Marketing (Brevo) mit dem richtigen Standort und der Rolle angelegt.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Neuer Mitarbeiter“ wird ausgefüllt.
Ablauf
1
Mitarbeiter-Datensatz anlegen
Name, E-Mail, Position und Standort werden in der Mitarbeiter-Datenbank (Airtable) gespeichert.
2
Trello-Aufgaben erstellen
Eine Trello-Card „Bewerber: [Name]“ wird auf dem Onboarding-Board erstellt — mit Checklisten für HR, IT und Leitung.
3
Slack-Benachrichtigung
Im Kanal #onboarding: „Neue Mitarbeiter Zusage von [Name] – [Position]. Personalbogen wurde versendet.“
4
Willkommens-E-Mail
Von: personal@praxisluebberding.de
An: Neuer Mitarbeiter
Inhalt: Link zum Personalbogen-Formular + Datenschutzhinweis
Signiert: Mikolas Peter, HR Business Partner
An: Neuer Mitarbeiter
Inhalt: Link zum Personalbogen-Formular + Datenschutzhinweis
Signiert: Mikolas Peter, HR Business Partner
5
Brevo-Kontakt anlegen
Der Mitarbeiter wird im E-Mail-Marketing (Brevo) mit dem richtigen Standort und der Rolle angelegt.
⚡ Sonderfall Praktikant:in: Bei Praktikant:innen kommt die E-Mail von praktikum@praxisluebberding.de statt personal@, und der Slack-Text ist leicht angepasst.
Verbundene Prozesse
→ Formular 2: Personalbogen (nächster Schritt)
Praktikant wird Mitarbeiter
Wenn ein Praktikant als Mitarbeiter übernommen wird, läuft derselbe Prozess wie bei Formular 1 — mit dem Unterschied, dass der bestehende Praktikanten-Datensatz aktualisiert statt neu angelegt wird.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Praktikant → Neuer Mitarbeiter“ wird ausgefüllt.
Ablauf
1
Bestehenden Datensatz aktualisieren
Der vorhandene Praktikanten-Eintrag in Airtable wird mit den neuen Vertragsdaten aktualisiert (statt einen neuen anzulegen).
2
Trello-Aufgaben erstellen
Ein Sub-Workflow erstellt eine Trello-Card mit Aufgaben für das HR-Team auf dem Onboarding-Board.
3
Slack-Benachrichtigung
Das Team wird per Slack über die Übernahme des Praktikanten informiert.
4
E-Mail versenden
Von: praktikum@praxisluebberding.de — Der ehemalige Praktikant erhält eine E-Mail mit den nächsten Schritten.
Verbundene Prozesse
→ Formular 2: Personalbogen (nächster Schritt)
Formular 2 — Personalbogen & Arbeitsvertrag
Wenn der Personalbogen ausgefüllt wird, werden persönliche Daten (Steuer, Bank, Adresse) in der Datenbank gespeichert. Anschließend wird automatisch ein Arbeitsvertrag aus der passenden Vorlage erstellt — je nach Stellentyp. Der fertige Vertrag wird in Slack gepostet.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Personalbogen“ wird vom neuen Mitarbeiter ausgefüllt (persönliche Daten, Steuer, Bank, Adresse).
Ablauf
1
Personaldaten speichern
Steuer-ID, Bankverbindung, Adresse und weitere Daten werden in Airtable gespeichert. Datumsfelder werden automatisch ins deutsche Format konvertiert.
2
Gehalt berechnen
Stundenlohn oder Monatsgehalt wird automatisch per Code berechnet.
3
HR- & Leitungs-Aufgaben erstellen
Trello-Aufgaben für HR und Leitung werden je nach Stellenart erstellt. Die Karte wird in die entsprechende Liste verschoben.
4
Arbeitsvertrag generieren
Ein Sub-Workflow erstellt den Vertrag aus der passenden Google-Docs-Vorlage — je nach Stellenart (PT variabel, PT fix, Psycholog:in, StuHi).
5
Personalbogen als Dokument
Ein weiterer Sub-Workflow erstellt den Personalbogen als druckfertiges Dokument.
6
Slack-Nachricht mit Links
Vertrag und Personalbogen werden als PDF- und DOC-Links im Slack-Kanal des Standorts gepostet.
7
E-Mail versenden
Von: personal@praxisluebberding.de (bzw. praktikum@ bei Praktikant:innen). Benachrichtigung über den fertigen Vertrag.
⚡ 6 Stellenarten: Psychotherapeut:in (variabel/fix), Psycholog:in, Praktikant:in/StuHi, Allgemein und Praxis-Management — jede mit eigenen Aufgaben und Vertragsvorlagen.
Verbundene Prozesse
→ Psycholog:in-Fragebogen (nur bei Psycholog:innen)→ Formular 3: Onboarding-Abschluss
Psycholog:in-Fragebogen
Ein Zusatzformular für Therapeuten: Hier werden Therapierichtung, Approbation und Behandlungsschwerpunkte erfasst und im Praxis-Management hinterlegt.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Psycholog:in-Fragebogen“ wird ausgefüllt (Therapierichtung, Approbation, Behandlungsschwerpunkte).
Ablauf
1
Fragebogen-Daten speichern
Therapierichtung, Approbationsstatus und Behandlungsschwerpunkte werden in Airtable gespeichert.
2
Approbation prüfen
Es wird geprüft, ob eine Approbation vorliegt — davon hängt der Umfang der PM-Aufgaben ab.
3
Praxis-Management-Aufgaben
Trello-Aufgaben werden erstellt. Die Karte wird in die PM-Liste verschoben und mit dem Approbations-Status aktualisiert.
4
Slack-Benachrichtigung
Status-Update zum Psycholog:innen-Fragebogen wird in Slack gepostet.
⚡ Approbation: Mit Approbation → weniger PM-Aufgaben. Ohne Approbation → zusätzliche Aufgaben für das Praxis-Management.
Verbundene Prozesse
← Formular 2: Personalbogen→ Formular 3: Onboarding-Abschluss
Formular 3 — Onboarding-Abschluss
Mit dem letzten Formular wird das Onboarding offiziell abgeschlossen: Der Mitarbeiter wird in 5 Systemen eingerichtet, Trello-Aufgaben für 5 Bereiche erstellt und Fortbildungs-Token zugewiesen.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Onboarding-Abschluss“ wird von HR ausgefüllt.
Ablauf
1
5 Systeme parallel einrichten
Gleichzeitig: Fototermin-Aufgabe, Brevo-Kontakt (E-Mail-Marketing), Mentortools-Zugang (Lernplattform), WordPress-Intranet-Account und Slack-Status-Nachricht.
2
Praxis-Software anlegen
Der Mitarbeiter wird in der Praxis-Software angelegt — bei Therapeut:innen MIT Therapiemodus inkl. Therapieform, bei anderen OHNE.
3
Trello-Aufgaben (5 Bereiche)
HR-Aufgaben, IT-Setup (inkl. Nuki-Schloss), Willkommenspaket, Leitung (Einarbeitung + 1. Arbeitswoche) und Praxis-Management (eTermin + Einarbeitung).
4
Benefits-E-Mail
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit dem Benefits-Dokument als Anlage (von Google Drive).
5
Fortbildungs-Token & Kununu
Für Psychotherapeut:innen wird ein Fortbildungs-Token-Datensatz angelegt. Außerdem wird eine Kununu-Bewertungsaufforderung erstellt.
⚡ 5 Stellenpfade: Psychotherapeut:in (var/fix) und Psycholog:in → Praxis-Software MIT Therapiemodus + Fobi-Token. Praktikant:in → kürzerer Pfad. Alle anderen → Praxis-Software OHNE Therapie.
Verbundene Prozesse
← Formular 2: Personalbogen→ IT-Ausstattung (Formular 3.1)→ Willkommenspaket-Sendungsnummer
IT-Ausstattung & Willkommenspaket
Wenn die IT zugewiesene Geräte meldet, wird der Link zur Überlassungsvereinbarung auf der Trello-Card hinterlegt. Die DHL-Sendungsnummer des Willkommenspakets wird automatisch als Tracking-Link vermerkt.
Auslöser: (A) JotForm-Formular „IT-Geräteüberlassung“ wird ausgefüllt. (B) Trello-Karte wird in „Pakete versendet“ verschoben.
Ablauf A — IT-Geräte
1
Geräte erfassen
Laptop, Tablet, Handy mit Bezeichnungen und Seriennummern werden im Formular eingetragen.
2
Überlassungslink generieren
Ein vorausgefüllter JotForm-Link für die Überlassungserklärung wird automatisch erstellt (Name, Geräte, Seriennummern, Adresse).
3
Trello-Karte aktualisieren
Die Onboarding-Karte „Einarbeitung: [Name]“ wird mit erstem Arbeitstag, Standort und Link zur Überlassungserklärung aktualisiert (sucht in 5 Standort-Listen).
4
Slack-Info
Im Kanal #onboarding: „IT-Überlassungsprotokoll wurde für [Name] vorbereitet.“
Ablauf B — Sendungsnummer
1
Sendungsnummer erkennen
Sobald auf der Willkommenspaket-Karte eine Sendungsnummer hinterlegt wird, liest das System sie automatisch aus.
2
DHL-Tracking-Link
Ein DHL-Sendungsverfolgungs-Link wird als Kommentar auf der Trello-Karte hinterlegt.
Verbundene Prozesse
← Formular 3: Onboarding-Abschluss