Offboarding & Elternzeit
Mehrstufiger Austrittsprozess und Elternzeit-Verwaltung — alle 4 Prozesse im Detail.
Offboarding & Elternzeit
4 Prozesse
Wenn ein Mitarbeiter die Praxis verlässt oder in Elternzeit geht, wird automatisch ein mehrstufiger Prozess ausgelöst. Ab 30 Tagen vor dem letzten Tag werden schrittweise Aufgaben erstellt, Benachrichtigungen verschickt und am letzten Tag alle Zugänge deaktiviert. Für Elternzeit gibt es einen eigenen Prozess, der auch die Rückkehr automatisch vorbereitet.
Formular
→
30 Tage vorher: Aufgaben
→
14 Tage: Benachrichtigung
→
Letzter Tag: Zugänge sperren
Offboarding einleiten
Wenn das Offboarding-Formular ausgefüllt wird, werden sofort Aufgaben für HR, IT, PM und die Leitung in Trello erstellt. Das Team wird per Slack informiert.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Offboarding“ wird ausgefüllt.
Ablauf
1
Mitarbeiter identifizieren
Der Mitarbeiter wird in Airtable gesucht und der Offboarding-Status gesetzt.
2
Trello-Aufgaben erstellen
Aufgaben mit Checklisten für 4 Bereiche: HR (Zeugnisse, Abmeldungen), IT (Zugänge sperren, Hardware), PM (Kalender, Termine) und Leitung (Gespräch, Übergabe).
3
Slack-Benachrichtigung
Das Team wird über das eingeleitete Offboarding informiert.
Verbundene Prozesse
→ Automatisches Offboarding (3 Stufen)
Automatisches Offboarding (3 Stufen)
Jeden Morgen prüft das System, ob ein Offboarding ansteht — in 3 zeitlichen Stufen werden schrittweise Aufgaben erledigt und Zugänge deaktiviert.
Auslöser: Läuft automatisch jeden Tag um 04:10 Uhr. 3 parallele Streams.
Stream A — Letzter Arbeitstag
1
Brevo-Kontakt löschen
Der Mitarbeiter wird aus dem E-Mail-Marketing (Brevo) entfernt.
2
WordPress-Account deaktivieren
Intranet- und Website-Zugang werden entfernt.
3
Slack-DM & Abschiedsmail
Erinnerung an Mentortools-Deaktivierung. Abschiedsmail an den Mitarbeiter.
Stream B — 14 Tage vorher (Praktikant:innen)
1
3 Trello-Cards erstellen
Offboarding-Card, IT-Card (mit 12 Checklisten-Items) und Praxis-Management-Card.
2
Info-E-Mail
Gmail-Benachrichtigung an den Praktikanten über den bevorstehenden Abschied.
Stream C — 30 Tage vorher (Festangestellte)
1
Erinnerungs-E-Mail
Gmail-Erinnerung an HR über das bevorstehende Offboarding.
⚡ Praktikant vs. Festangestellt: Praktikant:innen starten 14 Tage vorher mit umfangreichen Checklisten. Festangestellte bekommen 30 Tage vorher eine Erinnerung.
Elternzeit beantragen
Wenn das Elternzeit-Formular ausgefüllt wird (1., 2. oder 3. Elternzeit), werden Trello-Aufgaben erstellt, die Hardware inventarisiert und eine Bestätigungs-E-Mail verschickt.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Elternzeit“ wird ausgefüllt (unterstützt 1., 2. und 3. Elternzeit).
Ablauf
1
Elternzeitdaten speichern
Beginn, Ende und Art der Elternzeit werden in Airtable gespeichert.
2
Trello-Aufgaben erstellen
Aufgaben für HR (Abmeldungen), IT (Geräteübergabe) und Leitung (Vertretung organisieren).
3
Hardware inventarisieren
Die zugewiesene Hardware des Mitarbeiters wird für die Übergabe aufgelistet.
4
Bestätigungs-E-Mail
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit Bestätigung der Elternzeit und guten Wünschen.
5
Slack-Benachrichtigung
Das Team wird über die bevorstehende Elternzeit informiert.
Verbundene Prozesse
→ Rückkehr aus Elternzeit (automatisch zum Enddatum)
Rückkehr aus Elternzeit
Wenn die Elternzeit endet, werden automatisch Rückkehr-Aufgaben erstellt und das Team per Slack benachrichtigt.
Auslöser: Läuft automatisch jeden Tag um 02:00 Uhr.
Ablauf
1
Endende Elternzeiten prüfen
Alle Mitarbeiter, deren Elternzeit heute endet, werden identifiziert.
2
Rückkehr-Aufgaben erstellen
Trello-Aufgaben für IT (Hardware wieder bereitstellen, Zugänge reaktivieren) und Leitung (Willkommen zurück, Einarbeitung).
3
Slack-Benachrichtigung
„Die Elternzeit von [Name] endet — bitte Rückkehr vorbereiten.“
Verbundene Prozesse
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