Slack & Tools - Praxis Lübberding

Slack & Tools 4 Prozesse

Mehrere Hintergrund-Prozesse sorgen dafür, dass Slack reibungslos funktioniert und mit anderen Systemen verbunden bleibt. Ein zentraler Event-Router empfängt alle Slack-Events und leitet sie an die richtigen Stellen weiter. Außerdem gibt es Hilfsprozesse für PDF-Komprimierung, JotForm-Codes und zentrale Fehlerüberwachung.

Slack Event-Router

Der zentrale Event-Router empfängt alle Slack-Events per Webhook und leitet sie an die richtigen Sub-Workflows weiter. Bot-Nachrichten werden herausgefiltert, und das Routing erfolgt nach Slack-Kanal — insgesamt werden 7 Kanäle überwacht und an verschiedene Prozesse weitergeleitet.

Webhook Aktiv

SlackiLovePDF

Auslöser: Webhook unter /webhook/slack-events — empfängt alle Slack-Events (Reaktionen auf Nachrichten, Datei-Uploads, etc.). Bot-Nachrichten werden automatisch herausgefiltert.

Ablauf

Event empfangen & Bot-Filter

Jedes Slack-Event geht ein. Bot-Nachrichten werden sofort verworfen — nur menschliche Interaktionen werden weiterverarbeitet.

Routing nach Slack-Kanal

Anhand der Kanal-ID wird das Event an den richtigen Sub-Workflow weitergeleitet:
• #arbeitszeugnis → Verträge signieren
• #aenderungsvereinbarung → Verträge signieren
• #arbeitsvertraege → Verträge signieren
• #praktiumsvertrag → Verträge signieren
• #kuendigungen → Verträge signieren
• #sektorkrankenhaus → Sektorkrankenhaus-Bot
• Direktnachricht (PDF) → PDF-Komprimierung via iLovePDF

Verbundene Prozesse

→ Vertragssignierung per Slack (Reaktion = Signatur-Auftrag) → PDF-Komprimierung (Slack DM mit PDF → komprimiert zurück) → Sektorkrankenhaus-Bot → Zentrale Fehlerüberwachung (Error-Workflow)

Slack-Authentifizierung

Dieser Prozess wickelt die Slack OAuth2-Authentifizierung ab. Wenn ein Benutzer die Slack-App autorisiert, wird der Autorisierungscode eingetauscht, das Slack-Profil abgerufen und der Token in Airtable gespeichert.

Webhook Aktiv

SlackAirtable

Auslöser: Webhook empfängt den OAuth2-Callback von Slack.

Ablauf

Autorisierungscode tauschen

Der von Slack übergebene Autorisierungscode wird gegen ein Access-Token eingetauscht.

Slack-Profil abrufen

Mit dem Token wird das Slack-Profil des Benutzers abgerufen (Name, E-Mail, Avatar).

Token in Airtable speichern

Der Access-Token wird zusammen mit den Profildaten in der Airtable-Datenbank gespeichert.

Erfolgsmeldung anzeigen

Dem Benutzer wird eine Erfolgsmeldung angezeigt, dass die Authentifizierung abgeschlossen ist.

JotForm-Codes an Slack

JotForm sendet regelmäßig Verifizierungscodes per E-Mail. Dieser Prozess empfängt die E-Mails per IMAP, lässt eine KI den Code aus dem Betreff extrahieren (GPT-4.1-mini) und postet ihn automatisch im Slack-Kanal #jotform_code.

E-Mail (IMAP) Aktiv

IMAPOpenAISlack

Auslöser: Eine neue E-Mail wird per IMAP empfangen.

Ablauf

E-Mail empfangen

Der IMAP-Trigger überwacht das Postfach auf neue E-Mails von JotForm.

KI analysiert E-Mail-Betreff

GPT-4.1-mini extrahiert den Verifizierungscode aus dem E-Mail-Betreff.

Filter & Slack-Post

Nach erfolgreicher Extraktion wird der Code im Slack-Kanal #jotform_code gepostet.

Verbundene Prozesse

→ Zentrale Fehlerüberwachung

Zentrale Fehlerüberwachung

Der zentrale Error Logger empfängt Fehler aus allen Workflows. Jeder Fehler wird mit Workflow-Name, Fehlermeldung, Zeitstempel und URL erfasst, als Alarm in Slack gepostet und in der Airtable-Datenbank protokolliert.

Fehler-Trigger Fehlerüberwachung

AirtableSlack

Auslöser: Ein Fehler tritt in einem beliebigen Workflow auf (Error Trigger).

Ablauf

Fehler empfangen

Der Error Trigger empfängt den Fehler mit allen Details: Workflow-Name, Fehlermeldung, Zeitstempel und URL zur fehlerhaften Ausführung.

Slack-Alarm

Eine Fehlermeldung wird im Slack-Kanal #error-n8n gepostet, damit das Team sofort informiert ist.

Fehler in Datenbank protokollieren

Der Fehler wird im Error Manager (Airtable) protokolliert — mit Workflow-Name, Fehlermeldung, Zeitstempel und Link zur Ausführung.