Dokumente & Vorlagen
Arbeitsverträge, Kündigungen, Arbeitszeugnisse und Self-Service-Dokumente — alle sechs Dokumenten-Prozesse im Detail.
Dokumente & Vorlagen
6 Prozesse
Alle personalrelevanten Dokumente werden automatisch aus Google-Doc-Vorlagen erstellt. Die Mitarbeiterdaten werden aus der Datenbank gezogen und in die Vorlage eingesetzt — kein manuelles Kopieren nötig. Fertige Dokumente werden zusätzlich automatisch in Nextcloud archiviert. Die Personalabteilung kann einige Dokumente direkt über das Mitarbeiterportal (Noloco) erstellen.
Arbeitsvertrag erstellen
Wenn das Vertragsformular ausgefüllt wird, wird automatisch ein Arbeitsvertrag aus der passenden Vorlage erstellt. Je nach Stelle gibt es unterschiedliche Vorlagen. Der fertige Vertrag wird in Slack zur Prüfung gepostet.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Neuer Arbeitsvertrag“ wird ausgefüllt (z.B. bei Vertragsänderungen, unabhängig vom Onboarding).
Ablauf
1
Mitarbeiter suchen & Daten aufbereiten
Der Mitarbeiter wird in Airtable gesucht. Datumsfelder werden ins deutsche Format konvertiert, Gehalt/Stundenlohn berechnet.
2
Stellen-Zuordnung
Switch nach Stellenart: Psychotherapeut:in, Psycholog:in, StuHi, Praktikant:in, Allgemein oder Praxis-Management.
3
Aufgaben erstellen
Trello-Aufgaben für HR, Leitung und IT werden je nach Stellenart erstellt. Standort-Label in Airtable wird aktualisiert.
4
Vertrag & Personalbogen generieren
Zwei Sub-Workflows erstellen den Arbeitsvertrag und den Personalbogen aus Google-Docs-Vorlagen.
5
Slack-Nachricht
PDF- und DOC-Links werden im Slack-Kanal des Standorts gepostet mit Hinweis auf Änderungsmöglichkeit.
6
E-Mail
Von: personal@praxisluebberding.de (bzw. praktikum@ bei Praktikant:innen).
⚡ 6 Vertragsvorlagen: PT variabel, PT fix, Psycholog:in, StuHi, Allgemein, Praxis-Management — automatische Auswahl nach Stellenart.
Verbundene Prozesse
→ Vertragssignierung per Slack (Häkchen-Emoji)→ Nextcloud-Archivierung
Kündigung erstellen
Wenn das Kündigungsformular ausgefüllt wird, wird automatisch das passende Kündigungsschreiben aus 6 Varianten erstellt. Der Briefkopf wird anhand des Standorts gewählt.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Kündigung“ wird ausgefüllt.
Ablauf
1
Mitarbeiter suchen
Der Mitarbeiter wird in Airtable anhand der Formulardaten identifiziert.
2
Kündigungsart bestimmen
Routing nach Kündigungsart: ordentlich, außerordentlich, Probezeit, Aufhebungsvertrag, Änderungskündigung oder betriebsbedingt.
3
Briefkopf nach Standort
Der passende Briefkopf wird automatisch anhand des Mitarbeiter-Standorts gewählt.
4
Dokument erstellen
Das Kündigungsschreiben wird aus der passenden Google-Docs-Vorlage generiert.
5
Slack-Nachricht
Im Kanal #kündigungen: PDF-Download-Link und Bearbeitungslink zum Google Doc.
⚡ 6 Kündigungsarten: Jede Variante hat eine eigene Vorlage mit passendem Rechtstext.
Verbundene Prozesse
→ Vertragssignierung per Slack→ Nextcloud-Archivierung
Arbeitszeugnis erstellen (KI-unterstützt)
Wenn das Zeugnis-Formular ausgefüllt wird, generiert eine KI (GPT-4o) basierend auf den Bewertungskriterien einen professionellen Zeugnis-Text. Dieser wird in eine Google-Doc-Vorlage eingesetzt.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Arbeitszeugnis erstellen“ wird mit Bewertungstexten ausgefüllt (Bereitschaft, Befähigung, Fachwissen, Arbeitsweise, Verhalten etc.).
Ablauf
1
Mitarbeiterdaten laden
Der Mitarbeiter wird in Airtable gesucht. Datumsfelder (Beginn, Ende, Geburtsdatum) werden konvertiert. Bei Eigenwunsch wird ein Abschiedssatz generiert.
2
KI-Zeugnis generieren
GPT-4o erstellt einen professionellen Fließtext als HR-Experte. Die eingegebenen Bewertungssätze werden 1:1 übernommen und in den Zeugnis-Text eingebettet.
3
Google-Doc erstellen
Der KI-generierte Text wird in die Arbeitszeugnis-Vorlage eingesetzt.
4
Slack zur Freigabe
Im Kanal #arbeitszeugnis: PDF- und DOC-Link + Hinweis: „Wenn korrekt, mit ✔ Emoji versehen → Versand an Mitarbeiter.“
Verbundene Prozesse
→ Vertragssignierung per Slack (✔ Emoji löst E-Mail-Versand aus)→ Nextcloud-Archivierung
Self-Service Dokumente (Mitarbeiterportal)
Die Personalabteilung kann über das Mitarbeiterportal folgende Dokumente generieren: Personalbogen, Tätigkeitsbescheinigung und Hardware-Überlassungsvereinbarungen. Die Dokumente werden sofort erstellt.
Auslöser: Die Personalabteilung klickt im Mitarbeiterportal (member.praxisluebberding.de) auf „Dokument erstellen“.
Ablauf
1
Dokumenttyp bestimmen
Switch nach Typ: Personalbogen, Tätigkeitsbescheinigung oder Überlassungsvereinbarung.
2
Mitarbeiterdaten laden
Aus Airtable werden die aktuellen Daten geladen: Stellenbeschreibung, Wochenstunden, Vertragsbeginn, Adresse etc.
3
Dokument generieren
Der Sub-Workflow „Template Dokument befüllen“ setzt die Daten in die passende Google-Docs-Vorlage ein.
4
Slack-Nachricht
Im Kanal #arbeitsverträge bzw. #arbeitszeugnis: „[Dokumenttyp] von [Name]“ mit PDF- und DOC-Links.
Verbundene Prozesse
← Mitarbeiterportal (Noloco)→ Template Dokument befüllen (Sub-Workflow)
Automatische Archivierung
Sobald ein neues Dokument in Google Drive erstellt wird, wird es automatisch nach Nextcloud kopiert und dort archiviert. 9 verschiedene Ordner werden überwacht.
Auslöser: Google Drive erkennt eine neue Datei in einem der 9 überwachten Ordner (oder ein anderer Workflow übergibt ein Dokument).
Ablauf
1
Neue Datei erkennen
Überwachte Ordner: Überlassungserklärung, Rücknahme, Einarbeitungscheckliste, Änderungsvereinbarung, Arbeitsvertrag, Kündigung, Personalbogen, Praktikumsvertrag + Arbeitszeugnisse (via Sub-Workflow).
2
Datei herunterladen
Die Datei wird von Google Drive heruntergeladen.
3
In Nextcloud hochladen
Die Datei wird im zentralen Nextcloud-Archiv abgelegt.
4
Benachrichtigung
Per Slack und/oder E-Mail wird über die erfolgreiche Archivierung informiert.
⚡ Standort-Logik: Bei Personalbögen wird anhand des Standorts entschieden, in welchen Nextcloud-Ordner die Datei kommt.
Verbundene Prozesse
← Alle Dokument-Workflows← Vertragssignierung per Slack (Arbeitszeugnisse)
Vertragssignierung per Slack
Wenn jemand in Slack ein ✔ Emoji auf einen Vertrag setzt, wird automatisch die digitale Signierung gestartet — je nach Dokumenttyp per SignRequest oder Gmail-Versand.
Auslöser: Ein ✔ Emoji wird auf eine Vertragsnachricht in einem definierten Slack-Kanal gesetzt.
Ablauf
1
Nachricht auslesen
Die ursprüngliche Slack-Nachricht wird per API geladen, um PDF-Link und Mitarbeiter-E-Mail zu extrahieren.
2
Dokumenttyp bestimmen
Switch nach 5 Typen: Arbeitszeugnis, Änderungsvereinbarung, Arbeitsvertrag, Praktikumsvertrag oder Kündigung.
3
Dokument herunterladen
Das Dokument wird von Google Drive heruntergeladen.
4
Versand / Signierung
Arbeitszeugnis: Direkter Gmail-Versand an den Mitarbeiter + Nextcloud-Archivierung.
Alle anderen: Upload zu SignRequest → digitale Signatur-Anfrage an den Mitarbeiter.
Alle anderen: Upload zu SignRequest → digitale Signatur-Anfrage an den Mitarbeiter.
⚡ Zwei Wege: Arbeitszeugnisse werden direkt per E-Mail verschickt. Verträge und ÄV gehen zur digitalen Signierung über SignRequest.
Verbundene Prozesse
← Slack Event-Router→ Nextcloud-Archivierung→ SignRequest