Tägliche Benachrichtigungen
Geburtstage, Jubiläen, Fristen und Abwesenheiten — beide Benachrichtigungs-Prozesse im Detail.
Tägliche Benachrichtigungen
2 Prozesse
Jeden Morgen um 06:00 Uhr laufen zwei Benachrichtigungs-Prozesse: Einer informiert über Geburtstage, Jubiläen und anstehende Fristen (Probezeit, Entfristung). Der andere erstellt eine Zusammenfassung aller heutigen Abwesenheiten. Beide posten die Ergebnisse standortbezogen in die richtigen Slack-Kanäle.
Geburtstage, Jubiläen & Fristen
Jeden Morgen prüft das System: Hat heute jemand Geburtstag? Feiert jemand sein Firmenjubiläum? Endet eine Probezeit? Steht eine Entfristung an? Die entsprechenden Meldungen werden automatisch in den passenden Slack-Kanal des jeweiligen Standorts gepostet.
Auslöser: Läuft automatisch jeden Tag um 06:00 Uhr. Es werden alle aktiven Mitarbeiter aus Airtable geladen und gegen das heutige Datum geprüft.
Ablauf
1
Geburtstage prüfen
Hat heute jemand Geburtstag? Wenn ja, wird eine Nachricht im Slack-Kanal des jeweiligen Standorts gepostet:
• Barmbek Süd → #barmbek-sued
• Winterhude → #winterhude
• Uhlenhorst → #uhlenhorst
• Harvestehude → #harvestehude
Text: „Alles Gute zum Geburtstag [Name]! Wir wünschen dir einen großartigen Tag. Danke, dass du Teil unseres Teams bist — lass dich heute feiern!“
• Barmbek Süd → #barmbek-sued
• Winterhude → #winterhude
• Uhlenhorst → #uhlenhorst
• Harvestehude → #harvestehude
Text: „Alles Gute zum Geburtstag [Name]! Wir wünschen dir einen großartigen Tag. Danke, dass du Teil unseres Teams bist — lass dich heute feiern!“
2
Firmenjubiläen prüfen
Mitarbeiter, die heute ihren Jahrestag feiern (Dienstjahre > 0), erhalten zwei Nachrichten:
• Management-Kanal: „[Name] vom Standort [X] hat heute [Y]-jähriges Jubiläum.“
• Standort-Kanal: „Herzlichen Glückwunsch [Name] zu deinem [Y]-jährigen Jubiläum!“
• Management-Kanal: „[Name] vom Standort [X] hat heute [Y]-jähriges Jubiläum.“
• Standort-Kanal: „Herzlichen Glückwunsch [Name] zu deinem [Y]-jährigen Jubiläum!“
3
Probezeit-Erinnerung (60 Tage vorher)
Wenn eine Probezeit in 60 Tagen endet, wird im HR-Kanal gepostet:
„Die Probezeit von [Name] läuft in 60 Tagen am [Datum] ab.“
„Die Probezeit von [Name] läuft in 60 Tagen am [Datum] ab.“
4
Entfristung-Erinnerung (150 Tage vorher)
Wenn ein befristeter Vertrag in 150 Tagen ausläuft, wird im HR-Kanal gepostet:
„Der Vertrag von [Name] läuft in 150 Tagen am [Datum] aus.“
„Der Vertrag von [Name] läuft in 150 Tagen am [Datum] aus.“
Abwesenheits-Übersicht
Jeden Morgen wird eine Übersicht aller heutigen Abwesenheiten erstellt: Wer ist im Urlaub, wer krank, wer auf Fortbildung? Diese Zusammenfassung wird in Slack gepostet. Zusätzlich wird für Urlauber der Slack-Status automatisch auf „Im Urlaub“ gesetzt.
Auslöser: Läuft automatisch jeden Tag um 06:00 Uhr. Die Slack-Verbindung wird getestet, ein Access-Token für absence.io geholt und alle heutigen Abwesenheiten abgerufen.
Ablauf
1
Abwesenheiten abrufen & verarbeiten
Alle heutigen Abwesenheiten werden über die absence.io API geladen. Home-Office-Einträge werden herausgefiltert. Die Gründe werden in Kategorien gruppiert: Urlaub, Krank, Elternzeit, Stundenausgleich.
2
Slack-Zusammenfassung posten
Im Kanal #abwesenheit wird eine formatierte Nachricht gepostet:
„[Anzahl] Mitarbeiter abwesend heute“
Darunter gruppiert nach Grund — jeweils mit Name und Enddatum pro Person.
„[Anzahl] Mitarbeiter abwesend heute“
Darunter gruppiert nach Grund — jeweils mit Name und Enddatum pro Person.
3
Slack-Status für Urlauber setzen
Für jeden Mitarbeiter im Urlaub wird parallel:
• Der Mitarbeiter in Airtable gesucht (Firmen-E-Mail → Slack-ID)
• Der Slack-Profil-Status automatisch auf „Im Urlaub“ gesetzt — mit automatischem Ablaufdatum am letzten Urlaubstag.
• Der Mitarbeiter in Airtable gesucht (Firmen-E-Mail → Slack-ID)
• Der Slack-Profil-Status automatisch auf „Im Urlaub“ gesetzt — mit automatischem Ablaufdatum am letzten Urlaubstag.
Verbundene Prozesse
→ absence.io (Abwesenheitsverwaltung)
→ Slack Profil-Status Update für Urlauber