Workflow-Dokumentation
Alle automatisierten Prozesse der Praxis Lübberding auf einen Blick.
Automatisierte Prozesse
45
in 9 Bereichen
Verbundene Systeme
20+
Airtable, Slack, JotForm …
Online-Formulare
10
für Onboarding, Verträge, etc.
Tägliche Automatisierungen
12
laufen im Hintergrund
Onboarding
6 Prozesse
Das Onboarding-System begleitet jeden neuen Mitarbeiter vom ersten Tag bis zum abgeschlossenen Einstieg. Es besteht aus drei aufeinander aufbauenden Formularen, die nacheinander ausgefüllt werden. Jedes Formular löst automatisch die nächsten Schritte aus — von der Datenbankanlage über Aufgabenerstellung bis hin zum E-Mail-Versand. Auch wenn ein Praktikant übernommen wird, läuft derselbe Prozess.
Formular 1: Grunddaten
→
Formular 2: Personalbogen
→
Arbeitsvertrag
→
Formular 3: Abschluss
→
IT-Ausstattung
Formular 1 — Neuer Mitarbeiter
Wenn das Formular „Neuer Mitarbeiter“ ausgefüllt wird, passiert automatisch Folgendes: Der Mitarbeiter wird in der Mitarbeiter-Datenbank (Airtable) angelegt, und das Team wird per Slack informiert. Gleichzeitig werden Aufgaben für HR, IT und die Leitung in Trello erstellt und eine Willkommens-E-Mail verschickt. Außerdem wird der Kontakt im E-Mail-Marketing (Brevo) mit dem richtigen Standort und der Rolle angelegt.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Neuer Mitarbeiter“ wird ausgefüllt.
Ablauf
1
Mitarbeiter-Datensatz anlegen
Name, E-Mail, Position und Standort werden in der Mitarbeiter-Datenbank (Airtable) gespeichert.
2
Trello-Aufgaben erstellen
Eine Trello-Card „Bewerber: [Name]“ wird auf dem Onboarding-Board erstellt — mit Checklisten für HR, IT und Leitung.
3
Slack-Benachrichtigung
Im Kanal #onboarding: „Neue Mitarbeiter Zusage von [Name] – [Position]. Personalbogen wurde versendet.“
4
Willkommens-E-Mail
Von: personal@praxisluebberding.de
An: Neuer Mitarbeiter
Inhalt: Link zum Personalbogen-Formular + Datenschutzhinweis
Signiert: Mikolas Peter, HR Business Partner
An: Neuer Mitarbeiter
Inhalt: Link zum Personalbogen-Formular + Datenschutzhinweis
Signiert: Mikolas Peter, HR Business Partner
5
Brevo-Kontakt anlegen
Der Mitarbeiter wird im E-Mail-Marketing (Brevo) mit dem richtigen Standort und der Rolle angelegt.
⚡ Sonderfall Praktikant:in: Bei Praktikant:innen kommt die E-Mail von praktikum@praxisluebberding.de statt personal@, und der Slack-Text ist leicht angepasst.
Verbundene Prozesse
→ Formular 2: Personalbogen (nächster Schritt)
Praktikant wird Mitarbeiter
Wenn ein Praktikant als Mitarbeiter übernommen wird, läuft derselbe Prozess wie bei Formular 1 — mit dem Unterschied, dass der bestehende Praktikanten-Datensatz aktualisiert statt neu angelegt wird.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Praktikant → Neuer Mitarbeiter“ wird ausgefüllt.
Ablauf
1
Bestehenden Datensatz aktualisieren
Der vorhandene Praktikanten-Eintrag in Airtable wird mit den neuen Vertragsdaten aktualisiert (statt einen neuen anzulegen).
2
Trello-Aufgaben erstellen
Ein Sub-Workflow erstellt eine Trello-Card mit Aufgaben für das HR-Team auf dem Onboarding-Board.
3
Slack-Benachrichtigung
Das Team wird per Slack über die Übernahme des Praktikanten informiert.
4
E-Mail versenden
Von: praktikum@praxisluebberding.de — Der ehemalige Praktikant erhält eine E-Mail mit den nächsten Schritten.
Verbundene Prozesse
→ Formular 2: Personalbogen (nächster Schritt)
Formular 2 — Personalbogen & Arbeitsvertrag
Wenn der Personalbogen ausgefüllt wird, werden persönliche Daten (Steuer, Bank, Adresse) in der Datenbank gespeichert. Anschließend wird automatisch ein Arbeitsvertrag aus der passenden Vorlage erstellt — je nach Stellentyp. Der fertige Vertrag wird in Slack gepostet.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Personalbogen“ wird vom neuen Mitarbeiter ausgefüllt (persönliche Daten, Steuer, Bank, Adresse).
Ablauf
1
Personaldaten speichern
Steuer-ID, Bankverbindung, Adresse und weitere Daten werden in Airtable gespeichert. Datumsfelder werden automatisch ins deutsche Format konvertiert.
2
Gehalt berechnen
Stundenlohn oder Monatsgehalt wird automatisch per Code berechnet.
3
HR- & Leitungs-Aufgaben erstellen
Trello-Aufgaben für HR und Leitung werden je nach Stellenart erstellt. Die Karte wird in die entsprechende Liste verschoben.
4
Arbeitsvertrag generieren
Ein Sub-Workflow erstellt den Vertrag aus der passenden Google-Docs-Vorlage — je nach Stellenart (PT variabel, PT fix, Psycholog:in, StuHi).
5
Personalbogen als Dokument
Ein weiterer Sub-Workflow erstellt den Personalbogen als druckfertiges Dokument.
6
Slack-Nachricht mit Links
Vertrag und Personalbogen werden als PDF- und DOC-Links im Slack-Kanal des Standorts gepostet.
7
E-Mail versenden
Von: personal@praxisluebberding.de (bzw. praktikum@ bei Praktikant:innen). Benachrichtigung über den fertigen Vertrag.
⚡ 6 Stellenarten: Psychotherapeut:in (variabel/fix), Psycholog:in, Praktikant:in/StuHi, Allgemein und Praxis-Management — jede mit eigenen Aufgaben und Vertragsvorlagen.
Verbundene Prozesse
→ Psycholog:in-Fragebogen (nur bei Psycholog:innen)→ Formular 3: Onboarding-Abschluss
Psycholog:in-Fragebogen
Ein Zusatzformular für Therapeuten: Hier werden Therapierichtung, Approbation und Behandlungsschwerpunkte erfasst und im Praxis-Management hinterlegt.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Psycholog:in-Fragebogen“ wird ausgefüllt (Therapierichtung, Approbation, Behandlungsschwerpunkte).
Ablauf
1
Fragebogen-Daten speichern
Therapierichtung, Approbationsstatus und Behandlungsschwerpunkte werden in Airtable gespeichert.
2
Approbation prüfen
Es wird geprüft, ob eine Approbation vorliegt — davon hängt der Umfang der PM-Aufgaben ab.
3
Praxis-Management-Aufgaben
Trello-Aufgaben werden erstellt. Die Karte wird in die PM-Liste verschoben und mit dem Approbations-Status aktualisiert.
4
Slack-Benachrichtigung
Status-Update zum Psycholog:innen-Fragebogen wird in Slack gepostet.
⚡ Approbation: Mit Approbation → weniger PM-Aufgaben. Ohne Approbation → zusätzliche Aufgaben für das Praxis-Management.
Verbundene Prozesse
← Formular 2: Personalbogen→ Formular 3: Onboarding-Abschluss
Formular 3 — Onboarding-Abschluss
Mit dem letzten Formular wird das Onboarding offiziell abgeschlossen: Der Mitarbeiter wird in 5 Systemen eingerichtet, Trello-Aufgaben für 5 Bereiche erstellt und Fortbildungs-Token zugewiesen.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Onboarding-Abschluss“ wird von HR ausgefüllt.
Ablauf
1
5 Systeme parallel einrichten
Gleichzeitig: Fototermin-Aufgabe, Brevo-Kontakt (E-Mail-Marketing), Mentortools-Zugang (Lernplattform), WordPress-Intranet-Account und Slack-Status-Nachricht.
2
Praxis-Software anlegen
Der Mitarbeiter wird in der Praxis-Software angelegt — bei Therapeut:innen MIT Therapiemodus inkl. Therapieform, bei anderen OHNE.
3
Trello-Aufgaben (5 Bereiche)
HR-Aufgaben, IT-Setup (inkl. Nuki-Schloss), Willkommenspaket, Leitung (Einarbeitung + 1. Arbeitswoche) und Praxis-Management (eTermin + Einarbeitung).
4
Benefits-E-Mail
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit dem Benefits-Dokument als Anlage (von Google Drive).
5
Fortbildungs-Token & Kununu
Für Psychotherapeut:innen wird ein Fortbildungs-Token-Datensatz angelegt. Außerdem wird eine Kununu-Bewertungsaufforderung erstellt.
⚡ 5 Stellenpfade: Psychotherapeut:in (var/fix) und Psycholog:in → Praxis-Software MIT Therapiemodus + Fobi-Token. Praktikant:in → kürzerer Pfad. Alle anderen → Praxis-Software OHNE Therapie.
Verbundene Prozesse
← Formular 2: Personalbogen→ IT-Ausstattung (Formular 3.1)→ Willkommenspaket-Sendungsnummer
IT-Ausstattung & Willkommenspaket
Wenn die IT zugewiesene Geräte meldet, wird der Link zur Überlassungsvereinbarung auf der Trello-Card hinterlegt. Die DHL-Sendungsnummer des Willkommenspakets wird automatisch als Tracking-Link vermerkt.
Auslöser: (A) JotForm-Formular „IT-Geräteüberlassung“ wird ausgefüllt. (B) Trello-Karte wird in „Pakete versendet“ verschoben.
Ablauf A — IT-Geräte
1
Geräte erfassen
Laptop, Tablet, Handy mit Bezeichnungen und Seriennummern werden im Formular eingetragen.
2
Überlassungslink generieren
Ein vorausgefüllter JotForm-Link für die Überlassungserklärung wird automatisch erstellt (Name, Geräte, Seriennummern, Adresse).
3
Trello-Karte aktualisieren
Die Onboarding-Karte „Einarbeitung: [Name]“ wird mit erstem Arbeitstag, Standort und Link zur Überlassungserklärung aktualisiert (sucht in 5 Standort-Listen).
4
Slack-Info
Im Kanal #onboarding: „IT-Überlassungsprotokoll wurde für [Name] vorbereitet.“
Ablauf B — Sendungsnummer
1
Sendungsnummer erkennen
Sobald auf der Willkommenspaket-Karte eine Sendungsnummer hinterlegt wird, liest das System sie automatisch aus.
2
DHL-Tracking-Link
Ein DHL-Sendungsverfolgungs-Link wird als Kommentar auf der Trello-Karte hinterlegt.
Verbundene Prozesse
← Formular 3: Onboarding-Abschluss
Dokumente & Vorlagen
6 Prozesse
Alle personalrelevanten Dokumente werden automatisch aus Google-Doc-Vorlagen erstellt. Die Mitarbeiterdaten werden aus der Datenbank gezogen und in die Vorlage eingesetzt — kein manuelles Kopieren nötig. Fertige Dokumente werden zusätzlich automatisch in Nextcloud archiviert. Die Personalabteilung kann einige Dokumente direkt über das Mitarbeiterportal (Noloco) erstellen.
Arbeitsvertrag erstellen
Wenn das Vertragsformular ausgefüllt wird, wird automatisch ein Arbeitsvertrag aus der passenden Vorlage erstellt. Je nach Stelle gibt es unterschiedliche Vorlagen. Der fertige Vertrag wird in Slack zur Prüfung gepostet.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Neuer Arbeitsvertrag“ wird ausgefüllt (z.B. bei Vertragsänderungen, unabhängig vom Onboarding).
Ablauf
1
Mitarbeiter suchen & Daten aufbereiten
Der Mitarbeiter wird in Airtable gesucht. Datumsfelder werden ins deutsche Format konvertiert, Gehalt/Stundenlohn berechnet.
2
Stellen-Zuordnung
Switch nach Stellenart: Psychotherapeut:in, Psycholog:in, StuHi, Praktikant:in, Allgemein oder Praxis-Management.
3
Aufgaben erstellen
Trello-Aufgaben für HR, Leitung und IT werden je nach Stellenart erstellt. Standort-Label in Airtable wird aktualisiert.
4
Vertrag & Personalbogen generieren
Zwei Sub-Workflows erstellen den Arbeitsvertrag und den Personalbogen aus Google-Docs-Vorlagen.
5
Slack-Nachricht
PDF- und DOC-Links werden im Slack-Kanal des Standorts gepostet mit Hinweis auf Änderungsmöglichkeit.
6
E-Mail
Von: personal@praxisluebberding.de (bzw. praktikum@ bei Praktikant:innen).
⚡ 6 Vertragsvorlagen: PT variabel, PT fix, Psycholog:in, StuHi, Allgemein, Praxis-Management — automatische Auswahl nach Stellenart.
Verbundene Prozesse
→ Vertragssignierung per Slack (Häkchen-Emoji)→ Nextcloud-Archivierung
Kündigung erstellen
Wenn das Kündigungsformular ausgefüllt wird, wird automatisch das passende Kündigungsschreiben aus 6 Varianten erstellt. Der Briefkopf wird anhand des Standorts gewählt.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Kündigung“ wird ausgefüllt.
Ablauf
1
Mitarbeiter suchen
Der Mitarbeiter wird in Airtable anhand der Formulardaten identifiziert.
2
Kündigungsart bestimmen
Routing nach Kündigungsart: ordentlich, außerordentlich, Probezeit, Aufhebungsvertrag, Änderungskündigung oder betriebsbedingt.
3
Briefkopf nach Standort
Der passende Briefkopf wird automatisch anhand des Mitarbeiter-Standorts gewählt.
4
Dokument erstellen
Das Kündigungsschreiben wird aus der passenden Google-Docs-Vorlage generiert.
5
Slack-Nachricht
Im Kanal #kündigungen: PDF-Download-Link und Bearbeitungslink zum Google Doc.
⚡ 6 Kündigungsarten: Jede Variante hat eine eigene Vorlage mit passendem Rechtstext.
Verbundene Prozesse
→ Vertragssignierung per Slack→ Nextcloud-Archivierung
Arbeitszeugnis erstellen (KI-unterstützt)
Wenn das Zeugnis-Formular ausgefüllt wird, generiert eine KI (GPT-4o) basierend auf den Bewertungskriterien einen professionellen Zeugnis-Text. Dieser wird in eine Google-Doc-Vorlage eingesetzt.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Arbeitszeugnis erstellen“ wird mit Bewertungstexten ausgefüllt (Bereitschaft, Befähigung, Fachwissen, Arbeitsweise, Verhalten etc.).
Ablauf
1
Mitarbeiterdaten laden
Der Mitarbeiter wird in Airtable gesucht. Datumsfelder (Beginn, Ende, Geburtsdatum) werden konvertiert. Bei Eigenwunsch wird ein Abschiedssatz generiert.
2
KI-Zeugnis generieren
GPT-4o erstellt einen professionellen Fließtext als HR-Experte. Die eingegebenen Bewertungssätze werden 1:1 übernommen und in den Zeugnis-Text eingebettet.
3
Google-Doc erstellen
Der KI-generierte Text wird in die Arbeitszeugnis-Vorlage eingesetzt.
4
Slack zur Freigabe
Im Kanal #arbeitszeugnis: PDF- und DOC-Link + Hinweis: „Wenn korrekt, mit ✔ Emoji versehen → Versand an Mitarbeiter.“
Verbundene Prozesse
→ Vertragssignierung per Slack (✔ Emoji löst E-Mail-Versand aus)→ Nextcloud-Archivierung
Self-Service Dokumente (Mitarbeiterportal)
Die Personalabteilung kann über das Mitarbeiterportal folgende Dokumente generieren: Personalbogen, Tätigkeitsbescheinigung und Hardware-Überlassungsvereinbarungen. Die Dokumente werden sofort erstellt.
Auslöser: Die Personalabteilung klickt im Mitarbeiterportal (member.praxisluebberding.de) auf „Dokument erstellen“.
Ablauf
1
Dokumenttyp bestimmen
Switch nach Typ: Personalbogen, Tätigkeitsbescheinigung oder Überlassungsvereinbarung.
2
Mitarbeiterdaten laden
Aus Airtable werden die aktuellen Daten geladen: Stellenbeschreibung, Wochenstunden, Vertragsbeginn, Adresse etc.
3
Dokument generieren
Der Sub-Workflow „Template Dokument befüllen“ setzt die Daten in die passende Google-Docs-Vorlage ein.
4
Slack-Nachricht
Im Kanal #arbeitsverträge bzw. #arbeitszeugnis: „[Dokumenttyp] von [Name]“ mit PDF- und DOC-Links.
Verbundene Prozesse
← Mitarbeiterportal (Noloco)→ Template Dokument befüllen (Sub-Workflow)
Automatische Archivierung
Sobald ein neues Dokument in Google Drive erstellt wird, wird es automatisch nach Nextcloud kopiert und dort archiviert. 9 verschiedene Ordner werden überwacht.
Auslöser: Google Drive erkennt eine neue Datei in einem der 9 überwachten Ordner (oder ein anderer Workflow übergibt ein Dokument).
Ablauf
1
Neue Datei erkennen
Überwachte Ordner: Überlassungserklärung, Rücknahme, Einarbeitungscheckliste, Änderungsvereinbarung, Arbeitsvertrag, Kündigung, Personalbogen, Praktikumsvertrag + Arbeitszeugnisse (via Sub-Workflow).
2
Datei herunterladen
Die Datei wird von Google Drive heruntergeladen.
3
In Nextcloud hochladen
Die Datei wird im zentralen Nextcloud-Archiv abgelegt.
4
Benachrichtigung
Per Slack und/oder E-Mail wird über die erfolgreiche Archivierung informiert.
⚡ Standort-Logik: Bei Personalbögen wird anhand des Standorts entschieden, in welchen Nextcloud-Ordner die Datei kommt.
Verbundene Prozesse
← Alle Dokument-Workflows← Vertragssignierung per Slack (Arbeitszeugnisse)
Vertragssignierung per Slack
Wenn jemand in Slack ein ✔ Emoji auf einen Vertrag setzt, wird automatisch die digitale Signierung gestartet — je nach Dokumenttyp per SignRequest oder Gmail-Versand.
Auslöser: Ein ✔ Emoji wird auf eine Vertragsnachricht in einem definierten Slack-Kanal gesetzt.
Ablauf
1
Nachricht auslesen
Die ursprüngliche Slack-Nachricht wird per API geladen, um PDF-Link und Mitarbeiter-E-Mail zu extrahieren.
2
Dokumenttyp bestimmen
Switch nach 5 Typen: Arbeitszeugnis, Änderungsvereinbarung, Arbeitsvertrag, Praktikumsvertrag oder Kündigung.
3
Dokument herunterladen
Das Dokument wird von Google Drive heruntergeladen.
4
Versand / Signierung
Arbeitszeugnis: Direkter Gmail-Versand an den Mitarbeiter + Nextcloud-Archivierung.
Alle anderen: Upload zu SignRequest → digitale Signatur-Anfrage an den Mitarbeiter.
Alle anderen: Upload zu SignRequest → digitale Signatur-Anfrage an den Mitarbeiter.
⚡ Zwei Wege: Arbeitszeugnisse werden direkt per E-Mail verschickt. Verträge und ÄV gehen zur digitalen Signierung über SignRequest.
Verbundene Prozesse
← Slack Event-Router→ Nextcloud-Archivierung→ SignRequest
Vertragsüberwachung
2 Prozesse
Jeden Morgen um 04:00 Uhr prüft das System automatisch, ob heute Änderungsvereinbarungen oder neue Arbeitsverträge in Kraft treten. Bei positivem Fund wird das Team per Slack informiert und die Datenbank aktualisiert. Das System erkennt auch gestaffelte Gehaltserhöhungen (2. und 3. Stufe). Bei Namens- oder E-Mail-Änderungen werden automatisch alle verbundenen Systeme (Brevo, WordPress) aktualisiert.
Tägliche Prüfung: Änderungsvereinbarungen
Jeden Morgen wird geprüft: Tritt heute eine Änderungsvereinbarung in Kraft? Auch gestaffelte Gehaltserhöhungen werden automatisch erkannt. Bei Namensänderungen werden Brevo und WordPress aktualisiert.
Auslöser: Läuft automatisch jeden Tag um 04:00 Uhr.
Ablauf
1
Änderungsvereinbarungen prüfen
Alle Mitarbeiter mit einer ÄV, deren Startdatum heute ist, werden identifiziert.
2
Mitarbeiterdaten aktualisieren
Neue Vertragsdaten (Gehalt, Position, Stunden) werden in Airtable übernommen.
3
Gestaffelte Gehaltserhöhungen
Automatische Erkennung und Verarbeitung von 2. und 3. Gehaltsstufen.
4
Slack-Meldung
Im Kanal #änderungsvereinbarung: „Die ÄV von [Name] ist ab heute gültig.“
5
Systeme synchronisieren
Bei Namensänderungen werden Brevo (E-Mail-Marketing) und WordPress (Intranet/Website) automatisch aktualisiert.
⚡ Gestaffelte Erhöhungen: Wenn eine ÄV mehrere Gehaltsstufen enthält (z.B. nach 6 und 12 Monaten), wird jede Stufe automatisch zum richtigen Zeitpunkt aktiviert.
Tägliche Prüfung: Neue Arbeitsverträge
Jeden Morgen wird geprüft: Tritt heute ein neuer Arbeitsvertrag in Kraft? Wenn ja, wird das Team per Slack informiert.
Auslöser: Läuft automatisch jeden Tag um 04:00 Uhr.
Ablauf
1
Neue Arbeitsverträge prüfen
Alle Mitarbeiter, deren neuer Arbeitsvertrag heute in Kraft tritt, werden identifiziert.
2
Datenbank aktualisieren
Der Vertragsstatus wird in Airtable auf „aktiv“ gesetzt.
3
Slack-Meldung
Im Kanal #arbeitsverträge: „Der Arbeitsvertrag von [Name] gilt ab heute.“
Offboarding & Elternzeit
4 Prozesse
Wenn ein Mitarbeiter die Praxis verlässt oder in Elternzeit geht, wird automatisch ein mehrstufiger Prozess ausgelöst. Ab 30 Tagen vor dem letzten Tag werden schrittweise Aufgaben erstellt, Benachrichtigungen verschickt und am letzten Tag alle Zugänge deaktiviert. Für Elternzeit gibt es einen eigenen Prozess, der auch die Rückkehr automatisch vorbereitet.
Formular
→
30 Tage vorher: Aufgaben
→
14 Tage: Benachrichtigung
→
Letzter Tag: Zugänge sperren
Offboarding einleiten
Wenn das Offboarding-Formular ausgefüllt wird, werden sofort Aufgaben für HR, IT, PM und die Leitung in Trello erstellt. Das Team wird per Slack informiert.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Offboarding“ wird ausgefüllt.
Ablauf
1
Mitarbeiter identifizieren
Der Mitarbeiter wird in Airtable gesucht und der Offboarding-Status gesetzt.
2
Trello-Aufgaben erstellen
Aufgaben mit Checklisten für 4 Bereiche: HR (Zeugnisse, Abmeldungen), IT (Zugänge sperren, Hardware), PM (Kalender, Termine) und Leitung (Gespräch, Übergabe).
3
Slack-Benachrichtigung
Das Team wird über das eingeleitete Offboarding informiert.
Verbundene Prozesse
→ Automatisches Offboarding (3 Stufen)
Automatisches Offboarding (3 Stufen)
Jeden Morgen prüft das System, ob ein Offboarding ansteht — in 3 zeitlichen Stufen werden schrittweise Aufgaben erledigt und Zugänge deaktiviert.
Auslöser: Läuft automatisch jeden Tag um 04:10 Uhr. 3 parallele Streams.
Stream A — Letzter Arbeitstag
1
Brevo-Kontakt löschen
Der Mitarbeiter wird aus dem E-Mail-Marketing (Brevo) entfernt.
2
WordPress-Account deaktivieren
Intranet- und Website-Zugang werden entfernt.
3
Slack-DM & Abschiedsmail
Erinnerung an Mentortools-Deaktivierung. Abschiedsmail an den Mitarbeiter.
Stream B — 14 Tage vorher (Praktikant:innen)
1
3 Trello-Cards erstellen
Offboarding-Card, IT-Card (mit 12 Checklisten-Items) und Praxis-Management-Card.
2
Info-E-Mail
Gmail-Benachrichtigung an den Praktikanten über den bevorstehenden Abschied.
Stream C — 30 Tage vorher (Festangestellte)
1
Erinnerungs-E-Mail
Gmail-Erinnerung an HR über das bevorstehende Offboarding.
⚡ Praktikant vs. Festangestellt: Praktikant:innen starten 14 Tage vorher mit umfangreichen Checklisten. Festangestellte bekommen 30 Tage vorher eine Erinnerung.
Elternzeit beantragen
Wenn das Elternzeit-Formular ausgefüllt wird (1., 2. oder 3. Elternzeit), werden Trello-Aufgaben erstellt, die Hardware inventarisiert und eine Bestätigungs-E-Mail verschickt.
Auslöser: Das JotForm-Formular „Elternzeit“ wird ausgefüllt (unterstützt 1., 2. und 3. Elternzeit).
Ablauf
1
Elternzeitdaten speichern
Beginn, Ende und Art der Elternzeit werden in Airtable gespeichert.
2
Trello-Aufgaben erstellen
Aufgaben für HR (Abmeldungen), IT (Geräteübergabe) und Leitung (Vertretung organisieren).
3
Hardware inventarisieren
Die zugewiesene Hardware des Mitarbeiters wird für die Übergabe aufgelistet.
4
Bestätigungs-E-Mail
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit Bestätigung der Elternzeit und guten Wünschen.
5
Slack-Benachrichtigung
Das Team wird über die bevorstehende Elternzeit informiert.
Verbundene Prozesse
→ Rückkehr aus Elternzeit (automatisch zum Enddatum)
Rückkehr aus Elternzeit
Wenn die Elternzeit endet, werden automatisch Rückkehr-Aufgaben erstellt und das Team per Slack benachrichtigt.
Auslöser: Läuft automatisch jeden Tag um 02:00 Uhr.
Ablauf
1
Endende Elternzeiten prüfen
Alle Mitarbeiter, deren Elternzeit heute endet, werden identifiziert.
2
Rückkehr-Aufgaben erstellen
Trello-Aufgaben für IT (Hardware wieder bereitstellen, Zugänge reaktivieren) und Leitung (Willkommen zurück, Einarbeitung).
3
Slack-Benachrichtigung
„Die Elternzeit von [Name] endet — bitte Rückkehr vorbereiten.“
Verbundene Prozesse
← Elternzeit beantragen
Voice Agent — Krankmeldung & Terminabsage
4 Prozesse, 1 System
Das Voice-Agent-System ist eine vollautomatische Kette aus vier zusammenhängenden Prozessen: Wenn ein Therapeut sich krank meldet, werden automatisch alle seine Termine abgesagt, die Patienten per E-Mail informiert und — falls keine E-Mail vorhanden ist — von einer KI-Telefonistin (Lisa) angerufen. Das Ergebnis jedes Anrufs wird automatisch dokumentiert.
Krankmeldung erkannt
→
Termine absagen
→
Patienten per E-Mail
→
Restliche anrufen (KI)
→
Ergebnis in Slack
Schritt 1: Krankmeldung erkennen
Alle 10 Minuten wird in absence.io geprüft, ob eine neue Krankmeldung eingegangen ist. Wenn ja, wird der nächste Schritt ausgelöst.
Auslöser: Alle 10 Minuten, Montag bis Freitag.
Ablauf
1
absence.io abfragen
Alle aktuellen Krankmeldungen werden per API aus absence.io geladen.
2
Neue/verlängerte erkennen
Es wird geprüft, ob eine Krankmeldung neu ist oder eine bestehende verlängert wurde.
3
Airtable aktualisieren
Die Krankmeldung wird in der Datenbank erfasst (Mitarbeiter, Zeitraum, Status).
4
Slack-Meldung
Im Kanal #abwesenheit: „Neue Krankmeldung: [Name] ist vom [Datum] bis [Datum] krank.“
5
Terminabsage starten
Der Sub-Workflow „Absage Liste erstellen“ wird aufgerufen, um die Termine abzusagen.
Verbundene Prozesse
→ Schritt 2: Termine absagen
Schritt 2: Termine absagen & Patienten informieren
Alle Termine des kranken Therapeuten werden abgesagt. Jeder Patient erhält eine Absage-E-Mail. Patienten ohne E-Mail kommen auf die Anrufliste.
Auslöser: Wird automatisch von „Krankmeldung erkennen“ aufgerufen.
Ablauf
1
Termine laden
Alle Termine des kranken Therapeuten werden aus eTermin.net abgerufen.
2
Termine löschen
Jeder Termin wird im Kalender gelöscht.
3
Patienten per E-Mail informieren
Jeder Patient mit E-Mail-Adresse erhält eine Absage-Nachricht mit dem Grund „Krankheit des Therapeuten“.
4
Anrufliste erstellen
Patienten ohne E-Mail-Adresse werden in Airtable auf die Anrufliste für den Voice Agent gesetzt.
5
Therapeut benachrichtigen
Per Slack: „[Anzahl] Termine wurden abgesagt. [X] Patienten per E-Mail informiert, [Y] auf Anrufliste.“
Verbundene Prozesse
← Schritt 1: Krankmeldung erkennen→ Schritt 3: KI-Telefonistin Lisa
Schritt 3: KI-Telefonistin „Lisa“ ruft an
Alle 5 Minuten zwischen 7:00 und 19:00 Uhr prüft das System die Anrufliste. Die KI-Telefonistin „Lisa“ ruft Patienten an, um den abgesagten Termin mitzuteilen.
Auslöser: Alle 5 Minuten, 7:00–19:00 Uhr, Montag bis Freitag.
Ablauf
1
Anrufliste prüfen
In Airtable wird geprüft, ob noch Patienten mit Status „Anruf ausstehend“ vorhanden sind.
2
KI-Anruf starten
Die KI-Stimme „Lisa“ (ElevenLabs) ruft den Patienten über Twilio an und teilt die Terminabsage mit.
3
Ergebnis speichern
Das Anruf-Ergebnis (erreicht/nicht erreicht, Reaktion) wird in Airtable gespeichert.
Verbundene Prozesse
← Schritt 2: Termine absagen→ Schritt 4: Ergebnis dokumentieren
Schritt 4: Ergebnis dokumentieren
Nach jedem Anruf meldet Lisa das Ergebnis zurück. Die Zusammenfassung wird in Slack gepostet und in der Datenbank aktualisiert.
Auslöser: Wird per Webhook von ElevenLabs aufgerufen, nachdem ein Anruf beendet wurde.
Ablauf
1
Anruf-Daten empfangen
ElevenLabs übermittelt das Gesprächsergebnis: Wurde der Patient erreicht? Wie hat er reagiert?
2
Airtable aktualisieren
Der Anruf-Status wird in der Datenbank aktualisiert (erreicht/nicht erreicht, Zusammenfassung).
3
Slack-Zusammenfassung
Im Therapeuten-Kanal: „Patient [Name]: [Ergebnis des Anrufs — z.B. erreicht, Termin bestätigt abgesagt].“
Verbundene Prozesse
← Schritt 3: KI-Telefonistin Lisa
Fortbildungen & Umfragen
6 Prozesse, 1 System
Das Umfragen-System verwaltet interne Fortbildungen und Umfragen von der Einladung bis zur Abrechnung. Wenn eine neue Fortbildung in der Datenbank angelegt wird, startet automatisch ein mehrstufiger Prozess: Einladungen verschicken, Anmeldungen verarbeiten, Erinnerungen senden, Wartelisten verwalten und bei kostenpflichtigen Veranstaltungen Rechnungen erstellen. Parallel dazu verwaltet ein eigenes System die Fortbildungs-Token (Budget-Punkte), die jeder Mitarbeiter monatlich erhält.
Fortbildung anlegen
→
Einladungen versenden
→
Anmeldung / Warteliste
→
Erinnerungen
→
Rechnung (bei Kosten)
Fortbildung / Umfrage anlegen
Wenn eine neue Kampagne angelegt wird, werden automatisch Empfängerliste, Jitsi-Raum und Vikunja-Aufgaben erstellt.
Auslöser: Ein neuer Datensatz wird in der Airtable-Tabelle „Umfragekampagnen“ erstellt oder geändert.
Ablauf
1
Jitsi-Link erstellen
Automatisch wird ein Online-Meeting-Link (Jitsi) für die Fortbildung generiert und in Airtable gespeichert.
2
Zielgruppe ermitteln
Anhand der konfigurierten Stellen-IDs wird die passende Zielgruppe (Mitarbeiter) aus Airtable geladen.
3
Teilnehmer anlegen
Für jeden Mitarbeiter der Zielgruppe wird ein eigener Teilnehmer-Datensatz in Airtable erstellt.
4
Trello-Aufgaben
3 Trello-Cards mit Checklisten: „Vor der Fortbildung“, „Am Tag der Fortbildung“ und „Nach der Fortbildung“.
5
Vikunja & Slack
Aufgabe in Vikunja anlegen. Slack-Nachricht mit Anmeldelink für externe Teilnehmer.
Verbundene Prozesse
→ Einladungen & Erinnerungen versenden→ Anmeldung verarbeiten
Einladungen & Erinnerungen versenden
Täglich werden Initial-Einladungen und Erinnerungen (nach 2 und 6 Wochen) an alle verschickt, die noch nicht geantwortet haben.
Auslöser: 3 Zeitsteuerungen: 06:20 Uhr (Initial), 08:00 Uhr (Erinnerung 1), 08:00 Uhr (Erinnerung 2).
Ablauf
1
Initial-Einladung
Alle Teilnehmer, die ihre Einladung noch nicht erhalten haben, bekommen die erste E-Mail mit Abstimmungslink.
2
Erinnerung nach 2 Wochen
Wer nach 2 Wochen noch nicht geantwortet hat, erhält eine erste Erinnerung.
3
Erinnerung nach 6 Wochen
Letzte Erinnerung an alle, die nach 6 Wochen noch nicht reagiert haben.
⚡ Routing nach Art: Je nach Kampagnentyp (Fortbildung, Veranstaltung, Sonstige) wird der passende E-Mail-Absender gewählt: info@ oder fortbildung@praxisluebberding.de.
Anmeldung verarbeiten
Wenn sich jemand anmeldet: Freie Plätze → Bestätigung. Voll → Warteliste. Intern und extern getrennt verarbeitet.
Auslöser: Webhook empfängt eine Abstimmungs-Antwort (intern oder extern) oder ein n8n-Formular wird abgeschickt.
Ablauf — Intern
1
Teilnahme markieren
Der Teilnehmer-Datensatz in Airtable wird als „Beantwortet“ markiert.
2
Präsenz oder Online?
Online-Teilnahme → direkte Bestätigung mit Jitsi-Link. Präsenz → Platzprüfung.
3
Platz frei oder Warteliste?
Freie Plätze werden berechnet. Bei Platz → Anmeldebestätigung. Bei voll → Wartelisten-E-Mail mit Hinweis auf Online-Alternative.
Ablauf — Extern
1
Zusage prüfen
Nur bei tatsächlicher Zusage wird weiterverarbeitet.
2
Zeitfenster prüfen
Innerhalb 6 Wochen nach Kampagnen-Start → Externe auf Warteliste (interne Phase läuft noch). Danach → Platzverfuuml;gbarkeit prüfen.
3
E-Mail versenden
Je nach Ergebnis: Einladung mit Zahlungslink, Wartelisten-Info oder Absage.
⚡ E-Mails von: fortbildung@praxisluebberding.de, signiert „Mikolas, HR Business Partner“.
Verbundene Prozesse
→ Nachrücken & Abrechnung (wenn Platz frei wird)
Nachrücken & Abrechnung
Wenn ein Platz frei wird, rückt der nächste von der Warteliste nach. Bei Kosten wird eine Easybill-Rechnung erstellt.
Auslöser: 4 Webhooks für verschiedene Szenarien: Einladung, intern nachruuml;cken, Zahlungsseite, Rechnungserstellung.
Ablauf — Nachrücken
1
Nachrücker identifizieren
Intern oder extern? Je nach Typ wird ein passender Einladungstext vorbereitet.
2
Einladung versenden
Über info@ oder fortbildung@praxisluebberding.de je nach Kampagnen-Konfiguration.
Ablauf — Abrechnung (Externe)
1
Zahlungsseite anzeigen
Eine Webseite mit Zahlungslink wird generiert und dem Teilnehmer angezeigt.
2
Kunde anlegen
Falls nicht vorhanden, wird der Kunde im Rechnungssystem (Easybill) neu angelegt.
3
Rechnung erstellen & versenden
Rechnung wird erstellt, als bezahlt markiert und als PDF per E-Mail verschickt.
4
Teilnahmebestätigung
Nach Zahlungseingang: Teilnahme wird in Airtable bestätigt + Bestätigungs-E-Mail.
Externe Warteliste
Täglich wird geprüft, ob externe Wartelisten-Teilnehmer eingeladen oder abgesagt werden können (nach 6-Wochen-Frist).
Auslöser: Läuft automatisch jeden Tag um 08:00 Uhr. Prüft Kampagnen, bei denen die 6-Wochen-Frist abgelaufen ist.
Ablauf
1
Freie Plätze berechnen
Für jede Kampagne wird berechnet: Plätze gesamt minus Zusagen = freie Plätze.
2
Warteliste laden
Externe Wartelisten-Teilnehmer der jeweiligen Kampagne werden aus Airtable geladen.
3
Einladung oder Absage
Freie Plätze → E-Mail mit Nachrück-Link + Zahlungsinfo. Keine Plätze → Absage-E-Mail.
⚡ First-come, first-served: Bei der Einladungs-E-Mail steht: „Vergabe nach dem Prinzip first come, first served.“ Signiert: Mikolas, HR Business Partner.
Fortbildungs-Token verwalten
Jeder Mitarbeiter erhält monatlich Token (Budget-Punkte). Das System schreibt sie automatisch gut und berechnet den Saldo.
Auslöser: Zwei zeitgesteuerte Trigger (monatlich für Gutschrift, täglich für Abzug).
Ablauf
1
Monatliche Gutschrift
Jedem aktiven Mitarbeiter werden Token gutgeschrieben. Falls noch kein Token-Eintrag existiert, wird einer angelegt.
2
Saldo berechnen
Der aktuelle Token-Saldo wird berechnet (Gutschrift minus verbrauchte Token).
3
Externes System aktualisieren
Die Token-Daten werden per HTTP-Request an das externe Fortbildungssystem übermittelt.
Tägliche Benachrichtigungen
2 Prozesse
Jeden Morgen um 06:00 Uhr laufen zwei Benachrichtigungs-Prozesse: Einer informiert über Geburtstage, Jubiläen und anstehende Fristen (Probezeit, Entfristung). Der andere erstellt eine Zusammenfassung aller heutigen Abwesenheiten. Beide posten die Ergebnisse standortbezogen in die richtigen Slack-Kanäle.
Geburtstage, Jubiläen & Fristen
Jeden Morgen prüft das System: Hat heute jemand Geburtstag? Feiert jemand sein Firmenjubiläum? Endet eine Probezeit? Steht eine Entfristung an? Die entsprechenden Meldungen werden automatisch in den passenden Slack-Kanal des jeweiligen Standorts gepostet.
Auslöser: Läuft automatisch jeden Tag um 06:00 Uhr. Es werden alle aktiven Mitarbeiter aus Airtable geladen und gegen das heutige Datum geprüft.
Ablauf
1
Geburtstage prüfen
Hat heute jemand Geburtstag? Wenn ja, wird eine Nachricht im Slack-Kanal des jeweiligen Standorts gepostet:
• Barmbek Süd → #barmbek-sued
• Winterhude → #winterhude
• Uhlenhorst → #uhlenhorst
• Harvestehude → #harvestehude
Text: „Alles Gute zum Geburtstag [Name]! Wir wünschen dir einen großartigen Tag. Danke, dass du Teil unseres Teams bist — lass dich heute feiern!“
• Barmbek Süd → #barmbek-sued
• Winterhude → #winterhude
• Uhlenhorst → #uhlenhorst
• Harvestehude → #harvestehude
Text: „Alles Gute zum Geburtstag [Name]! Wir wünschen dir einen großartigen Tag. Danke, dass du Teil unseres Teams bist — lass dich heute feiern!“
2
Firmenjubiläen prüfen
Mitarbeiter, die heute ihren Jahrestag feiern (Dienstjahre > 0), erhalten zwei Nachrichten:
• Management-Kanal: „[Name] vom Standort [X] hat heute [Y]-jähriges Jubiläum.“
• Standort-Kanal: „Herzlichen Glückwunsch [Name] zu deinem [Y]-jährigen Jubiläum!“
• Management-Kanal: „[Name] vom Standort [X] hat heute [Y]-jähriges Jubiläum.“
• Standort-Kanal: „Herzlichen Glückwunsch [Name] zu deinem [Y]-jährigen Jubiläum!“
3
Probezeit-Erinnerung (60 Tage vorher)
Wenn eine Probezeit in 60 Tagen endet, wird im HR-Kanal gepostet:
„Die Probezeit von [Name] läuft in 60 Tagen am [Datum] ab.“
„Die Probezeit von [Name] läuft in 60 Tagen am [Datum] ab.“
4
Entfristung-Erinnerung (150 Tage vorher)
Wenn ein befristeter Vertrag in 150 Tagen ausläuft, wird im HR-Kanal gepostet:
„Der Vertrag von [Name] läuft in 150 Tagen am [Datum] aus.“
„Der Vertrag von [Name] läuft in 150 Tagen am [Datum] aus.“
Abwesenheits-Übersicht
Jeden Morgen wird eine Übersicht aller heutigen Abwesenheiten erstellt: Wer ist im Urlaub, wer krank, wer auf Fortbildung? Diese Zusammenfassung wird in Slack gepostet. Zusätzlich wird für Urlauber der Slack-Status automatisch auf „Im Urlaub“ gesetzt.
Auslöser: Läuft automatisch jeden Tag um 06:00 Uhr. Die Slack-Verbindung wird getestet, ein Access-Token für absence.io geholt und alle heutigen Abwesenheiten abgerufen.
Ablauf
1
Abwesenheiten abrufen & verarbeiten
Alle heutigen Abwesenheiten werden über die absence.io API geladen. Home-Office-Einträge werden herausgefiltert. Die Gründe werden in Kategorien gruppiert: Urlaub, Krank, Elternzeit, Stundenausgleich.
2
Slack-Zusammenfassung posten
Im Kanal #abwesenheit wird eine formatierte Nachricht gepostet:
„[Anzahl] Mitarbeiter abwesend heute“
Darunter gruppiert nach Grund — jeweils mit Name und Enddatum pro Person.
„[Anzahl] Mitarbeiter abwesend heute“
Darunter gruppiert nach Grund — jeweils mit Name und Enddatum pro Person.
3
Slack-Status für Urlauber setzen
Für jeden Mitarbeiter im Urlaub wird parallel:
• Der Mitarbeiter in Airtable gesucht (Firmen-E-Mail → Slack-ID)
• Der Slack-Profil-Status automatisch auf „Im Urlaub“ gesetzt — mit automatischem Ablaufdatum am letzten Urlaubstag.
• Der Mitarbeiter in Airtable gesucht (Firmen-E-Mail → Slack-ID)
• Der Slack-Profil-Status automatisch auf „Im Urlaub“ gesetzt — mit automatischem Ablaufdatum am letzten Urlaubstag.
Verbundene Prozesse
→ absence.io (Abwesenheitsverwaltung)
→ Slack Profil-Status Update für Urlauber
Slack & Tools
4 Prozesse
Mehrere Hintergrund-Prozesse sorgen dafür, dass Slack reibungslos funktioniert und mit anderen Systemen verbunden bleibt. Ein zentraler Event-Router empfängt alle Slack-Events und leitet sie an die richtigen Stellen weiter. Außerdem gibt es Hilfsprozesse für PDF-Komprimierung, JotForm-Codes und zentrale Fehlerüberwachung.
Slack Event-Router
Ein zentraler Empfänger für alle Slack-Events. Wenn in Slack etwas passiert (Nachricht, Reaktion, Datei), leitet dieser Prozess das Event an den richtigen Folge-Prozess weiter — zum Beispiel an die Vertragssignierung oder die PDF-Komprimierung.
Auslöser: Webhook unter
/webhook/slack-events — empfängt alle Slack-Events (Reaktionen auf Nachrichten, Datei-Uploads, etc.). Bot-Nachrichten werden automatisch herausgefiltert.Ablauf
1
Event empfangen & Bot-Filter
Jedes Slack-Event geht ein. Bot-Nachrichten werden sofort verworfen — nur menschliche Interaktionen werden weiterverarbeitet.
2
Routing nach Slack-Kanal
Anhand der Kanal-ID wird das Event an den richtigen Sub-Workflow weitergeleitet:
• #arbeitszeugnis → Verträge signieren
• #aenderungsvereinbarung → Verträge signieren
• #arbeitsvertraege → Verträge signieren
• #praktiumsvertrag → Verträge signieren
• #kuendigungen → Verträge signieren
• #sektorkrankenhaus → Sektorkrankenhaus-Bot
• Direktnachricht (PDF) → PDF-Komprimierung via iLovePDF
• #arbeitszeugnis → Verträge signieren
• #aenderungsvereinbarung → Verträge signieren
• #arbeitsvertraege → Verträge signieren
• #praktiumsvertrag → Verträge signieren
• #kuendigungen → Verträge signieren
• #sektorkrankenhaus → Sektorkrankenhaus-Bot
• Direktnachricht (PDF) → PDF-Komprimierung via iLovePDF
Verbundene Prozesse
→ Vertragssignierung per Slack (Reaktion = Signatur-Auftrag)
→ PDF-Komprimierung (Slack DM mit PDF → komprimiert zurück)
→ Sektorkrankenhaus-Bot
→ Zentrale Fehlerüberwachung (Error-Workflow)
Slack-Authentifizierung
Verwaltet die Verbindung zwischen n8n und Slack. Wenn sich ein neuer Benutzer anmeldet, wird das Authentifizierungs-Token automatisch in der Datenbank gespeichert.
Auslöser: Webhook „Slack OAuth Callback“ — wird aufgerufen, wenn ein Mitarbeiter die Slack-Autorisierung durchführt.
Ablauf
1
Autorisierungscode tauschen
Der OAuth-Callback enthält einen Autorisierungscode. Dieser wird per HTTP Request gegen ein Access-Token getauscht.
2
Slack-Profil abrufen
Bei Erfolg wird das Nutzerprofil über die Slack API geladen (Name, E-Mail, Profilbild).
3
Token in Airtable speichern
Der Mitarbeiter wird in Airtable gesucht. Der Slack-Token und die Profildaten werden im Mitarbeiter-Datensatz gespeichert.
4
Erfolgsmeldung anzeigen
Dem Nutzer wird eine Erfolgsmeldung im Browser angezeigt. Bei fehlgeschlagenem Token-Tausch stattdessen eine Fehlermeldung.
JotForm-Codes an Slack
Wenn JotForm einen Verifizierungscode per E-Mail schickt, extrahiert eine KI den Code automatisch und postet ihn in Slack — so muss niemand manuell im Postfach suchen.
Auslöser: E-Mail-Trigger (IMAP) — überwacht ein Postfach auf eingehende E-Mails von JotForm.
Ablauf
1
E-Mail empfangen
Neue E-Mails werden per IMAP abgerufen.
2
KI analysiert E-Mail-Betreff
Ein AI Agent (GPT-4.1-mini) liest den E-Mail-Betreff und extrahiert den JotForm-Bestätigungscode. Ausgabeformat: „Jotform Code: 123456“
3
Filter & Slack-Post
Nur Ergebnisse mit „Jotform“ werden weitergeleitet. Der extrahierte Code wird im Kanal #jotform_code gepostet.
Verbundene Prozesse
→ Zentrale Fehlerüberwachung (Error-Workflow)
Zentrale Fehlerüberwachung
Wenn irgendein Workflow einen Fehler produziert, wird dieser automatisch erfasst, in der Datenbank protokolliert und ein Alarm in Slack gepostet. So werden Probleme sofort sichtbar.
Auslöser: Error Trigger — wird automatisch aufgerufen, wenn irgendein anderer Workflow einen Fehler produziert. Fast alle Workflows der Praxis Lübberding referenzieren diesen Prozess als Error-Workflow.
Ablauf
1
Fehler empfangen
Die Fehlerinformationen des fehlgeschlagenen Workflows werden automatisch übergeben: Workflow-Name, Fehlermeldung, Zeitstempel und Ausführungs-URL.
2
Slack-Alarm senden
Im Kanal #error-n8n wird sofort ein Alarm gepostet:
„Workflow Error: [Workflow-Name] um [Datum/Uhrzeit]
URL: [Link zur Ausführung]
Fehlermeldung: [Fehlertext]“
„Workflow Error: [Workflow-Name] um [Datum/Uhrzeit]
URL: [Link zur Ausführung]
Fehlermeldung: [Fehlertext]“
3
Fehler in Datenbank protokollieren
In Airtable (Base „Error Manager“) wird ein Datensatz angelegt mit: Datum, Workflow-Name, Fehlermeldung, Status „Offen“, Link zur Ausführung und Unternehmen „Praxis Lübberding“.
Plattform & Sonstiges
3 Prozesse
Einzelne Prozesse, die Plattformübergreifend arbeiten: Das Mitarbeiterportal synchronisiert Profildaten mit der Praxis-Software, Google-Bewertungen werden täglich überwacht und mit KI-Antwortvorschlägen versehen, und Fototermine lassen sich per Knopfdruck in Trello einladen.
Profildaten synchronisieren
Wenn ein Mitarbeiter sein Profil im Mitarbeiterportal (Noloco) aktualisiert — etwa Behandlungsschwerpunkte oder Kontaktdaten — werden diese Änderungen automatisch in die Praxis-Software übernommen.
Auslöser: Webhook unter
/webhook/behandlungschwerpunkt — wird vom Mitarbeiterportal (member.praxisluebberding.de / Noloco) aufgerufen, wenn ein Therapeut sein Profil aktualisiert.Ablauf
1
Daten empfangen
Name, E-Mail, Geburtstag, Einstellungsdatum, Stelle und Firmen-E-Mail werden als Query-Parameter übergeben.
2
Daten bereinigen
Per JavaScript werden die Daten aufbereitet: Stelle wird formatiert (erster Buchstabe groß), Datumsfelder ins Format YYYY-MM-DD konvertiert, E-Mail getrimmt.
3
Praxis-Software aktualisieren
Die aufbereiteten Daten werden per POST an die Praxis-Software gesendet (
praxisluebberding.de/api/v1/users/upsert). Existiert der Therapeut bereits, werden die Daten aktualisiert — andernfalls wird ein neuer Eintrag angelegt.Verbundene Prozesse
← Mitarbeiterportal (member.praxisluebberding.de)
→ Praxis-Software (praxisluebberding.de)
→ Zentrale Fehlerüberwachung (Error-Workflow)
Google-Bewertungen überwachen
Jeden Morgen werden die Google-Bewertungen aller Standorte abgerufen. Bei neuen Bewertungen erstellt eine KI automatisch einen Antwortvorschlag, der in Slack gepostet wird.
Auslöser: Google Business Profile Trigger — drei aktive Trigger für verschiedene Praxis-Standorte (unter dem Account „Anna Lübberding“), die täglich um 09:00 Uhr neue Bewertungen prüfen.
Ablauf
1
Neue Bewertungen erkennen
Pro Standort werden neue Google-Bewertungen erkannt. Standort-Details (Name, Adresse) werden per API geladen und mit den Bewertungsdaten zusammengeführt.
2
Daten aufbereiten & filtern
Standort-Zuordnung, Sternebewertung und Original-Text werden extrahiert. Nur Bewertungen der letzten 2 Tage werden weiterverarbeitet.
3
KI-Antwortvorschlag erstellen
Ein AI Agent (GPT-4o-mini) analysiert die Bewertung und formuliert einen professionellen, empathischen Antwortvorschlag — speziell zugeschnitten auf eine Psychotherapiepraxis. Ausgabe: Standort, Originaltext, Sentiment, Sterne und Antwortvorschlag.
4
Slack-Benachrichtigung
Im Kanal #bewertung wird gepostet:
„Neue Bewertung bei Google — Standort: [Name] — Verfasser: [Name] — Sterne: [1-5] — Bewertungstext: [Text] — Antwortvorschlag: [KI-generierter Vorschlag]“
„Neue Bewertung bei Google — Standort: [Name] — Verfasser: [Name] — Sterne: [1-5] — Bewertungstext: [Text] — Antwortvorschlag: [KI-generierter Vorschlag]“
Verbundene Prozesse
→ Zentrale Fehlerüberwachung (Error-Workflow)
Fototermin-Einladung
Per Knopfdruck auf einer Trello-Card wird automatisch eine Einladung zum Fototermin verschickt. Eine KI extrahiert Name und E-Mail, und der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit Calendly-Link zur Terminbuchung.
Auslöser: Webhook (POST) — wird durch einen Button auf einer Trello-Karte im Onboarding-Board ausgelöst. Die Trello-Karte enthält im Beschreibungsfeld den Namen, die E-Mail-Adresse und den Kontext.
Ablauf
1
Trello-Daten empfangen
Die Kartenbeschreibung wird per Webhook übergeben — enthält Name, E-Mail-Adresse und ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.
2
KI extrahiert Kontaktdaten
Ein AI Agent (GPT-4.1-mini) liest die Kartenbeschreibung und extrahiert strukturiert: E-Mail, Vorname, Nachname und Betreff.
3
Fototermin-Einladung per Gmail
Eine E-Mail wird versendet:
• Von: Praxis Lübberding (Gmail)
• An: Neuer Mitarbeiter
• BCC/Reply-To: praktikum@praxisluebberding.de
• Inhalt: „Hallo [Vorname], bitte buche dir einen kurzen Fototermin für dein Mitarbeiterfoto über folgenden Link: [Calendly-Link]. Der Termin findet in unserer Praxis am Standort Barmbek-Süd statt: Friedrichsberger Str. 53, 22081 Hamburg.“
• Signatur: „Viele Grüße, Das Praxis Lübberding Team“
• Von: Praxis Lübberding (Gmail)
• An: Neuer Mitarbeiter
• BCC/Reply-To: praktikum@praxisluebberding.de
• Inhalt: „Hallo [Vorname], bitte buche dir einen kurzen Fototermin für dein Mitarbeiterfoto über folgenden Link: [Calendly-Link]. Der Termin findet in unserer Praxis am Standort Barmbek-Süd statt: Friedrichsberger Str. 53, 22081 Hamburg.“
• Signatur: „Viele Grüße, Das Praxis Lübberding Team“
Verbundene Prozesse
← Trello Onboarding-Board (Button auf Karte)
→ Calendly (Terminbuchung durch Mitarbeiter)
→ Zentrale Fehlerüberwachung (Error-Workflow)
Verbundene Systeme & Services
Die folgenden 20+ externen Systeme sind mit den Workflows verbunden. Jedes System übernimmt eine bestimmte Rolle im Gesamtsystem der Praxis.
| System | Wofür wird es genutzt? |
|---|---|
| Airtable | Zentrale Datenbank für Mitarbeiter, Verträge, Krankmeldungen, Umfragen, Fortbildungs-Token, Hardware und Fehler-Logs |
| Slack | Benachrichtigungen, Vertrags-Signierung, Fehler-Alerts, Abwesenheitsübersichten (30+ Kanäle) |
| JotForm | 10 Online-Formulare für Onboarding, Offboarding, Kündigung, Arbeitszeugnis, Elternzeit und Verträge |
| Google Docs / Drive | Dokumentenvorlagen befüllen und in Nextcloud archivieren |
| Trello | Aufgabenverwaltung für HR, IT, Leitung und Praxis-Management |
| SignRequest | Digitale Vertragssignierung (2 Accounts: Haupt + Praktikum) |
| Brevo (SendInBlue) | E-Mail-Marketing mit standort- und rollenbasierten Verteilern |
| absence.io | Abwesenheits- und Krankmeldungsdaten |
| eTermin.net | Terminkalender der Therapeuten (für Absagen bei Krankheit) |
| ElevenLabs + Twilio | KI-Voice-Agent „Lisa“ für automatische Terminabsage-Anrufe |
| Noloco | Mitarbeiterportal für Self-Service-Dokumente und Profilverwaltung |
| WordPress | Intranet und öffentliche Website der Praxis |
| Gmail / SMTP | E-Mail-Versand über 5 verschiedene Absender-Adressen |
| iLovePDF | PDF-Komprimierung (per Slack-DM) |
| Easybill | Rechnungserstellung für kostenpflichtige Fortbildungen |
| OpenAI (GPT-4o) | KI für Arbeitszeugnisse, Google-Review-Antworten, JotForm-Code-Extraktion |
| Vikunja | Aufgabenverwaltung für Fortbildungs-Organisation |
| Nextcloud | Zentrales Dokumentenarchiv |
| Google Business | Bewertungs-Monitoring für 4 Standorte |
| Jitsi | Videokonferenzräume für Fortbildungen |
| Calendly | Terminbuchung für Fototermine |